Co to jest fundusz zaliczkowy?
Fundusz zaliczkowy jest również rodzajem rezerwy gotówkowej przeznaczonej na zarządzanie drobnymi wydatkami, które mogą zostać poniesione podczas codziennej działalności firmy. Zazwyczaj wpływy z tego funduszu są przechowywane w walucie i monetach i są powierzane administratorowi funduszu lub kasjerowi w celu wypłaty zgodnie z polityką i procedurami firmy. Firmy różnej wielkości i wszelkiego rodzaju mogą mieć pod ręką jakąś drobną gotówkę lub fundusz zaliczkowy, co umożliwia szybki zakup materiałów biurowych lub innych przedmiotów bez konieczności formalnej procedury zamawiania i zakupów.
Struktura funduszu zaliczkowego jest zwykle bardzo prosta. Mała firma może zarządzać tego rodzaju zasobami biznesowymi, przechowując zapasy waluty i monet w zamkniętej szufladzie lub małym sejfie na stronie firmy. Większość firm ustanowi minimalne i maksymalne limity całkowitej kwoty pieniędzy, które mogą być przechowywane w funduszu w dowolnym momencie. Ustalenie tych limitów zwykle obejmuje rozważenie rodzaju zakupów, które można dokonać przy użyciu zasobów funduszu, a także uwzględnienie średnich cen tego rodzaju zakupów.
Podobnie jak w przypadku każdego rodzaju rachunku finansowego, fundusz zaliczkowy będzie monitorowany i okresowo uzgadniany. Uzgodnienie zwykle wymaga rejestrowania wpływów z wszelkich zakupów dokonanych przy użyciu wpływów z funduszu od czasu ostatniego uzgodnienia, dodania wszelkich wpłat do funduszu, a następnie porównania salda księgowego funduszu zaliczkowego z fizyczną liczbą gotówki przechowywanej w zaliczce szuflada funduszu lub sejf. W zależności od wielkości firmy tego rodzaju uzgodnienia mogą się odbywać co tydzień lub co dwa tygodnie, ale należy to robić co najmniej raz w miesiącu.
Utrzymanie funduszu zaliczkowego ma kilka zalet. Konto zapewnia pieniądze, które można wykorzystać na zakup niezbędnych artykułów bez potrzeby przygotowywania zapotrzebowania, uzyskania numeru zamówienia zakupu i oczekiwania na wycięcie czeku firmowego w celu pokrycia zakupu. Na przykład, jeśli mała firma natychmiast potrzebuje kasety do drukarki, przedmiot ten można kupić za drobną gotówkę znalezioną w funduszu, transakcja zostanie zarejestrowana, a następnie można złożyć wniosek o zwrot za pośrednictwem zwykłych kanałów zakupów, zapewniając, że fundusz otrzymuje więcej gotówki, którą można później wykorzystać na kolejny zakup.