Wat is een Imprest-fonds?
Ook bekend als een kleingeldfonds, is een voorschotfonds een soort kasreserve die wordt gereserveerd voor het beheren van kleine uitgaven die kunnen worden gemaakt tijdens de dagelijkse bedrijfsvoering van een bedrijf. Doorgaans worden de opbrengsten in dit fonds aangehouden als valuta en munten en worden deze aan een fondsbeheerder of kassier toevertrouwd voor uitbetaling volgens het beleid en de procedures van de onderneming. Bedrijven van alle soorten en maten hebben waarschijnlijk een soort van kleine contanten of een voorschotfonds bij de hand, waardoor het mogelijk is om snel kantoorbenodigdheden of andere artikelen te kopen zonder een formele bestel- en aankoopprocedure te hoeven doorlopen.
De structuur van een voorschotfonds is meestal heel eenvoudig. Een klein bedrijf kan dit soort bedrijfsmiddelen beheren door een voorraad valuta en munten in een afgesloten lade of een kleine kluis op de bedrijfslocatie te houden. De meeste bedrijven hebben minimum- en maximumlimieten vastgesteld voor de totale hoeveelheid geld die op elk moment in het fonds kan worden bewaard. Het instellen van deze limieten houdt meestal rekening met het soort aankopen dat kan worden gedaan met behulp van de middelen van het fonds, en houdt rekening met de gemiddelde prijzen van die soorten aankopen.
Zoals bij elk type financiële rekening, wordt het fonds ter goede rekening gecontroleerd en periodiek afgestemd. De afstemming vereist meestal het registreren van de ontvangsten voor alle aankopen die zijn gedaan met behulp van fondsopbrengsten sinds de laatste afstemming heeft plaatsgevonden, eventuele stortingen bij het fonds opgeteld en vervolgens het boeksaldo van het voorschotfonds vergelijken met de fysieke telling van de contanten in het voorschot. fondslade of kluis. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf kan dit soort afstemming wekelijks of tweewekelijks plaatsvinden, maar moet dit ten minste maandelijks worden gedaan.
Er zijn verschillende voordelen verbonden aan het behouden van een voorschotfonds. De account biedt geld dat kan worden gebruikt om benodigdheden te kopen zonder dat een aanvraag hoeft te worden voorbereid, een inkoopordernummer moet worden verkregen en moet worden gewacht totdat een bedrijfscheque wordt gesneden om de aankoop te dekken. Als een klein bedrijf bijvoorbeeld onmiddellijk een printercartridge nodig heeft, kan dat artikel worden gekocht uit de kleine kas die in het fonds is gevonden, wordt de transactie geregistreerd en kan vervolgens een verzoek om terugbetaling via de gebruikelijke inkoopkanalen worden ingediend, zodat de fonds ontvangt meer geld dat later kan worden gebruikt voor een andere aankoop.