Hva er et forskuddsfond?

Et kassefond er også kjent som et lite kontantfond, en type kontantreserve som er avsatt til å håndtere mindre utgifter som kan påløpe i løpet av den daglige driften av et selskap. Inntektene i dette fondet holdes som valuta og mynt og overlates til en fondsadministrator eller kasserer for utbetaling i henhold til virksomhetens policyer og prosedyrer. Selskaper i alle størrelser og typer har sannsynligvis et slags småpenger eller forskuddsfond til rådighet, noe som gjør det mulig å raskt kjøpe kontorrekvisita eller andre varer uten å måtte gjennomgå en formell bestillings- og innkjøpsprosedyre.

Strukturen til et forskuddsfond er vanligvis veldig enkelt. En liten bedrift kan administrere denne typen forretningsressurser ved å oppbevare en tilførsel av valuta og mynter i en låst skuff eller i en liten safe på forretningsstedet. De fleste firmaer vil ha satt minimums- og maksimumsgrenser for det totale beløpet som kan holdes i fondet når som helst. Å sette disse grensene innebærer vanligvis vurdering av type kjøp som kan gjøres ved å bruke ressursene i fondet, samt gi rom for gjennomsnittsprisene på disse kjøpstypene.

Som med alle typer finansregnskap, vil forskuddsfondet overvåkes og periodisk avstemmes. Avstemmingen krever vanligvis å registrere kvitteringene for eventuelle kjøp gjort ved bruk av fondsinntekter siden forrige avstemming skjedde, legge til eventuelle innskudd som ble foretatt til fondet, og deretter sammenligne bokføringsbalansen i forskuddsfondet med den fysiske tellingen av kontanter som er holdt i forskuddet fondskuff eller safe. Avhengig av størrelsen på virksomheten, kan denne typen avstemminger skje hver uke eller hver uke, men bør gjøres minst hver måned.

Det er flere fordeler med å opprettholde et forskuddsfond. Kontoen gir penger som kan brukes til å kjøpe nødvendigheter uten å måtte utarbeide en rekvisisjon, skaffe et innkjøpsordrenummer og vente på at en bedriftssjekk blir kuttet for å dekke kjøpet. For eksempel, hvis en liten bedrift trenger en blekkpatron øyeblikkelig, kan den gjenstanden kjøpes fra småkontantene som finnes i fondet, blir transaksjonen registrert, så kan en forespørsel om refusjon gjennom de vanlige innkjøpskanalene sendes inn, noe som sikrer at fond får mer kontanter som kan brukes til et nytt kjøp senere.