Vad är en förskottsfond?

Även känd som en småkassa är en förskottsfond en typ av kassareserv som avsätts för att hantera mindre utgifter som kan uppstå under den dagliga driften av ett företag. Vanligtvis hålls intäkterna i denna fond som valuta och mynt och anförtros en fondadministratör eller kassör för utbetalning enligt verksamhetens policyer och rutiner. Företag av alla storlekar och typer har troligen någon form av småkassa eller förskottsfond till hands, vilket gör det möjligt att snabbt köpa kontorsmaterial eller andra föremål utan att behöva gå igenom ett formellt beställnings- och inköpsförfarande.

Strukturen för en förskottsfond är vanligtvis mycket enkel. Ett litet företag kan hantera denna typ av affärsresurs genom att hålla ett utbud av valuta och mynt i en låst låda eller en liten kassaskåp på företagets webbplats. De flesta företag kommer att ha fastställt minimi- och maxgränser för det totala beloppet som kan hållas i fonden när som helst. Att fastställa dessa gränser innebär vanligtvis en bedömning av vilken typ av inköp som kan göras med hjälp av fondens resurser, samt att möjliggöra genomsnittspriserna för dessa typer av inköp.

Som med alla typer av finansiella konton kommer förskottsfonden att övervakas och regelbundet avstemas. Avstämningen kräver vanligtvis bokföring av kvitton för eventuella inköp som gjorts med hjälp av fondens intäkter sedan den sista avstämningen inträffade, lägg till eventuella insättningar som gjorts till fonden och sedan jämföra bokföringsbalansen för förskottsfonden med det fysiska antalet kontanter som förvaras i förskottet fondlåda eller säker. Beroende på verksamhetens storlek kan denna typ av avstämning ske varje vecka eller varannan vecka, men bör göras minst varje månad.

Det finns flera fördelar med att upprätthålla en förskottsfond. Kontot tillhandahåller pengar som kan användas för att köpa väsentligheter utan att behöva förbereda en rekvisition, få ett beställningsnummer och vänta på att en företagskontroll ska klippas för att täcka köpet. Till exempel, om ett litet företag behöver en bläckpatron omedelbart kan den artikeln köpas från småkassa som finns i fonden, transaktionen registreras, då kan en begäran om återbetalning via de vanliga inköpskanalerna lämnas in, vilket säkerställer att fonden får mer pengar som kan användas för ytterligare köp senare.