Was ist ein Technologie-Audit?
Der Hauptzweck eines Technologie-Audits besteht darin, eine genaue Liste aller technologiebezogenen Geräte und Programme zu erstellen, die einer Organisation gehören oder von dieser betrieben werden. Es gibt drei Schwerpunkte für ein Technologie-Audit: Hardware, Software und Infrastruktur. Ein Technologie-Audit wird in der Regel einmal pro Jahr im Rahmen der Jahresabschlussverfahren des Unternehmens durchgeführt.
Die während eines Technologie-Audits gesammelten Daten werden verwendet, um eine Momentaufnahme der aktuellen Investitionen in die Informationstechnologie zu erstellen. Für Abschlüsse können die Ausrüstungsbewertungen auf der Grundlage der Prüfung aktualisiert werden. Die andere Verwendung dieser Daten besteht darin, Benchmarks für langfristige und kurzfristige Technologiepläne zu erstellen.
Der erste Schritt zur Durchführung eines Technologie-Audits besteht in der Erstellung eines Inventar-Arbeitsblatts für Hardware, Software und Infrastruktur. Ausgehend von den Daten des Vorjahres wird eine Inventur durchgeführt. Die meisten Inventarlisten enthalten die Position der einzelnen Geräte. Dies ist der beste Ausgangspunkt. Jedes Gerät wird inspiziert, um seinen Standort zu bestätigen und den geeigneten Wert zu bestimmen. Softwarelizenzvereinbarungen werden überprüft, um die fälligen Zahlungen und die Anzahl der verfügbaren Lizenzen zu ermitteln.
Die nächste Stufe eines Technologie-Audits besteht darin, den im Jahresabschluss für Technologiegeräte angegebenen Wert an den aktuellen Marktwert anzupassen. Anhand der Ergebnisse des Technologie-Audits wird entschieden, welche Geräte veraltet sind, und der Wert auf Null reduziert. Dies kann auf dem Alter des Geräts oder auf Hardwareproblemen im Zusammenhang mit dem Gerät beruhen.
Technologie-Audits werden normalerweise von Mitarbeitern des Operations Support durchgeführt. Ein gewisses Maß an Computerkenntnissen ist erforderlich, um jedes Gerät und den Standort von Serverräumen und Netzwerkkabeln korrekt zu identifizieren. In großen Unternehmen werden Strichcodes und Scanner verwendet, um Geräte zu verfolgen, die das ganze Jahr über verlagert werden.
Die Durchführung eines Softwaretechnologie-Audits ist weniger zeitaufwendig, da lediglich die Lizenzvereinbarungen für die gesamte gekaufte Software überprüft werden müssen. Der wichtigste Teil dieser Art von Prüfung besteht darin, die tatsächliche Anzahl der verwendeten Lizenzen und die gesamten Auftragskosten zu bestätigen. Viele Softwareverträge enthalten eine Service-Level-Vereinbarung, in der Upgrades, die Dauer des Supports für die aktuelle Version und die damit verbundenen Kosten aufgeführt sind. Die Vertragskosten müssen mit den tatsächlichen Kosten verglichen werden, damit diese Beziehung ordnungsgemäß verwaltet werden kann. Die Investition in ein Technologie-Audit ist ein wesentlicher Bestandteil der strategischen Planung der Informationstechnologie.