Wat is een technologie-audit?

Het primaire doel van een technologieaudit is om een ​​nauwkeurige lijst te maken van alle technologiegerelateerde apparatuur en programma's die eigendom zijn van of worden beheerd door een organisatie. Er zijn drie aandachtsgebieden voor een technologie-audit: hardware, software en infrastructuur. Een technologie-audit wordt doorgaans eenmaal per jaar voltooid als onderdeel van de eindejaarsprocedures van de organisatie.

De gegevens die tijdens een technologie-audit worden verzameld, worden gebruikt om een ​​momentopname te maken van het huidige investeringsniveau in informatietechnologie. Voor financiële overzichten kunnen materieelwaarderingen worden bijgewerkt op basis van de controle. Het andere gebruik voor deze gegevens is om benchmarks te maken voor langetermijn- en kortetermijntechnologieplannen.

De eerste stap die nodig is om een ​​technologie-audit uit te voeren, is het maken van een inventariswerkblad voor hardware, software en infrastructuur. De gegevens van het voorgaande jaar worden als uitgangspunt gebruikt en vervolgens wordt een inventariscontrole uitgevoerd. De meeste inventarislijsten bevatten de locatie van elk apparaat, wat de beste plaats is om te beginnen. Elk apparaat wordt geïnspecteerd om de locatie te bevestigen en de juiste waarde te bepalen. Softwarelicentieovereenkomsten worden herzien om de verschuldigde betalingen en het aantal beschikbare licenties te bepalen.

De volgende fase van een technologie-audit is het aanpassen van de in de jaarrekening vermelde waarde voor technologische apparatuur om de huidige marktwaarde weer te geven. De resultaten van de technologie-audit worden gebruikt om te bepalen welke apparatuur verouderd is, waardoor de waarde tot nul wordt gereduceerd. Dit kan gebaseerd zijn op de leeftijd van de apparatuur of hardwareproblemen met betrekking tot de apparatuur.

Technologie-audits worden normaal gesproken uitgevoerd door medewerkers van de operationele ondersteuning. Een bepaald niveau van computerkennis is vereist om elk apparaat en de locatie van serverruimtes en netwerkkabels correct te identificeren. In grote organisaties worden streepjescodes en scanners gebruikt om apparatuur te volgen terwijl deze het hele jaar door wordt verplaatst.

Een audit van de softwaretechnologie is minder tijdrovend om te voltooien, omdat het gewoon een kwestie is van het herzien van de licentieovereenkomsten voor alle gekochte software. Het belangrijkste onderdeel van dit type audit is het feitelijke aantal licenties in gebruik en de totale contractkosten te bevestigen. Veel softwarecontracten bevatten een serviceniveauovereenkomst met upgrades, duur van ondersteuning voor de huidige versie en gerelateerde kosten. De contractkosten moeten worden vergeleken met de werkelijke kosten om deze relatie goed te kunnen beheren. Investeren in een technologie-audit is een integraal onderdeel van de strategische planning van informatietechnologie.