Was ist ein automatisiertes Informationssystem?
Ein automatisiertes Informationssystem ist einfach ein System, mit dem Informationen zur Erfassung und Verteilung durch eine Reihe automatisierter Prozesse verarbeitet werden. Das System erfordert, abgesehen von Einrichtung und Wartung, oftmals nur sehr wenig menschliche Interaktion. Das automatisierte Informationssystem wird häufig verwendet, um auf Informationen zuzugreifen und diese an Einzelpersonen zu senden. Zu den Nutzern automatisierter Informationssysteme zählen Regierungen, Bibliotheken und Privatunternehmen.
Die Verwendung eines automatisierten Informationssystems, das auch als automatisiertes Informationsmanagementsystem bezeichnet wird, kann sowohl für staatliche Institutionen als auch für private Unternehmen von großem Nutzen sein. Das schnelle Verbreiten von Informationen über ein automatisiertes System kann viele Stunden langwierigen Arbeitsaufwands einsparen und somit eine Kostenersparnis für das Unternehmen bedeuten, das diese Informationen verteilen muss. Diese Art von System kann alles tun, um Menschen daran zu erinnern, wenn eine Rechnung aufgrund einer Warnung vor einer möglicherweise ernsten Situation erstellt wird.
Ein Beispiel für ein automatisiertes Informationssystem, mit dem viele in den USA vertraut sind, ist das Amber Alert-System. Bei diesem System handelt es sich um ein landesweites Netzwerk, das automatisiert ist, um Personen auf ein möglicherweise entführtes Kind aufmerksam zu machen. Das System kann feinabgestimmt werden, sodass Informationen an ein begrenztes geografisches Gebiet gesendet werden, in dem sich das Kind wahrscheinlich aufhält. Innerhalb weniger Minuten kann es auf Verkehrszeichen, Fernsehen und Radio, E-Mails, Telefonanrufen und sogar per SMS auf Mobiltelefonen angezeigt oder gesendet werden. Die Verbreitung dieser Informationen durch Einzelpersonen wäre nicht nur sehr kostspielig, sondern würde auch wertvolle Zeit verschwenden, damit ein möglicher Täter mit dem Kind fliehen kann.
Ein automatisiertes Bibliotheksinformationssystem ist besonders hilfreich für diejenigen, die nach bestimmten Bibliotheksmaterialien suchen. Häufig ist der gesamte Ausweiskatalog einer Bibliothek sowohl in der Bibliothek selbst über das Bibliotheksnetz als auch online verfügbar. Sobald Bücher eingescannt wurden, werden sie sofort als verfügbar angezeigt, ohne dass der Bibliothekar weitere Arbeiten durchführen muss. Die Online-Funktionen dieses Typs eines automatisierten Informationssystems sind für den Bibliotheksbenutzer besonders praktisch. Es ist nicht notwendig, in die Bibliothek zu gehen, nur um enttäuscht zu sein, wenn die gewünschten Materialien nicht verfügbar sind, da sie direkt von zu Hause aus überprüft werden können.
Im privaten Bereich kann ein automatisiertes Informationssystem ebenfalls von großer Bedeutung sein, insbesondere im Hinblick auf Vertrieb und Kundenzufriedenheit. Zum Beispiel können diejenigen, die Massenmarketingkampagnen per Telefon durchführen, diese Systeme verwenden, um die Kunden im Auge zu behalten. Einige automatisierte Informationssysteme wählen nicht nur die Nummer, sondern liefern möglicherweise die gesamte Verkaufsgespräche. In anderen Fällen wird das klingelnde Telefon direkt an einen Live-Vermarkter weitergeleitet. Ein automatisiertes Informationssystem kann auch die Arbeitsstunden und die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter verfolgen.