Wat is een geautomatiseerd informatiesysteem?
Een geautomatiseerd informatiesysteem is eenvoudig een systeem waarmee informatie wordt verwerkt en verzameld via een reeks geautomatiseerde processen. Het systeem vereist vaak heel weinig menselijke interactie anders dan instellen en onderhoud. Het geautomatiseerde informatiesysteem wordt vaak gebruikt om toegang te krijgen tot informatie en deze naar individuen te verzenden. Degenen die geautomatiseerde informatiesystemen gebruiken, zijn onder meer overheden, bibliotheken en particuliere bedrijven.
Het gebruik van een geautomatiseerd informatiesysteem, ook bekend als een geautomatiseerd informatiebeheersysteem, kan van groot voordeel zijn voor zowel overheidsinstellingen als particuliere bedrijven. Het proces van het snel verspreiden van informatie via een geautomatiseerd systeem kan vele uren vervelend werk besparen, wat een kostenbesparing oplevert voor de entiteit die die informatie moet verspreiden. Dit type systeem kan alles doen, van mensen eraan herinneren wanneer een factuur te wijten is aan een waarschuwing over een mogelijk ernstige situatie.
Een voorbeeld van een geautomatiseerd informatiesysteem waar velen in de Verenigde Staten bekend mee zijn, is het Amber Alert-systeem. Dit systeem is een landelijk netwerk dat is geautomatiseerd om personen te waarschuwen voor een mogelijk ontvoerd kind. Het systeem kan nauwkeurig worden afgestemd, zodat informatie wordt verzonden naar een beperkt geografisch gebied waar het kind zich waarschijnlijk bevindt. Binnen enkele minuten kan het worden weergegeven of uitgezonden op verkeersborden, televisie en radio, e-mails, telefoongesprekken en zelfs tekstberichten naar mobiele telefoons. Het gebruik van individuen om deze informatie te verspreiden zou niet alleen erg duur zijn, maar ook kostbare tijd verspillen, waardoor een mogelijke dader met het kind kan ontsnappen.
Een geautomatiseerd bibliotheekinformatiesysteem is er een dat vooral handig is voor mensen die op zoek zijn naar specifiek bibliotheekmateriaal. Vaak is de volledige kaartcatalogus van een bibliotheek zowel in de bibliotheek zelf, via het netwerk van de bibliotheek als online beschikbaar. Zodra boeken zijn ingescand, worden deze onmiddellijk als beschikbaar weergegeven, zonder dat de bibliothecaris verder hoeft te werken. De online mogelijkheden van dit type geautomatiseerde informatiesysteem zijn vooral handig voor de bibliotheekgebruiker. Het is niet nodig om naar de bibliotheek te gaan, alleen om teleurgesteld te zijn als het gewenste materiaal niet beschikbaar is, omdat het rechtstreeks vanuit huis kan worden gecontroleerd.
In de particuliere sector kan een geautomatiseerd informatiesysteem ook erg belangrijk zijn, vooral als het gaat om verkoop en klanttevredenheid. Degenen die bijvoorbeeld massale marketingcampagnes per telefoon voeren, kunnen deze systemen gebruiken om klanten bij te houden. Sommige geautomatiseerde informatiesystemen bellen niet alleen het nummer, maar leveren mogelijk ook het volledige verkoopgesprek. In andere gevallen wordt de rinkelende telefoon direct doorgestuurd naar een live marketeer. Een geautomatiseerd informatiesysteem kan ook uren van werknemers en salarisadministratie bijhouden.