¿Cómo desarrollo las mejores pautas de adquisición?
A medida que crece una empresa u organización, la necesidad de establecer pautas de adquisición se vuelve más importante. Adquisición o compra es la gestión de todos los gastos en servicios y bienes. Como un aspecto de la gestión general del negocio, es una función central que se relaciona directamente con la contención de costos, la reducción de gastos y el aumento de las ganancias. Aunque la mayoría de las personas asocia las adquisiciones con grandes empresas y acuerdos multimillonarios, las pautas de adquisiciones pueden ayudar a todas las empresas, grandes y pequeñas.
El campo de las adquisiciones es tan amplio que es mejor dividirlo en distintos procesos comerciales. Las categorías principales son: gestión de proveedores, bienes y servicios contratados, condiciones de pago, umbrales y segregación de funciones. Además de identificar los diferentes procesos de negocios, hay tres elementos que deben completarse para desarrollar pautas de adquisiciones: establecer la estructura y los roles de la organización, implementar controles contables y definir la responsabilidad y la responsabilidad de los procesos de adquisiciones dentro de la organización.
La metodología estándar utilizada para desarrollar pautas de adquisición es crear una carpeta de archivos para las pautas. Dentro de esta carpeta de archivos, cree uno separado para cada uno de los principales procesos comerciales. A medida que se desarrollan las pautas, cree las guías de proceso para los diferentes roles y departamentos involucrados en el proceso. Incluya una sección sobre informes de supervisión y gestión, así como un documento de flujo para la revisión de la alta dirección. Todas las pautas deben ser revisadas y discutidas con las áreas afectadas, y presentadas a la alta gerencia para su revisión. Una vez aceptado, se requiere capacitación para todos los usuarios para implementar las pautas.
El primer elemento a revisar son los roles y responsabilidades de los diferentes actores en el proceso de adquisición. Identifique quién, qué, dónde y por qué para cada transacción, y determine el punto o actividad de inicio. Por ejemplo, cuando un departamento requiere suministros de oficina, ¿quién es responsable de este proceso? ¿Cómo deciden con qué proveedor contactar? ¿Cuál es la cantidad máxima que pueden gastar y quién aprueba esta compra? Estas preguntas son todas centrales para desarrollar pautas de adquisición.
La contabilidad proporciona una estructura estándar para el seguimiento y la gestión del gasto. El uso de solicitudes de compra, órdenes de compra, cotizaciones, contratos y otras herramientas de adquisición tienen un impacto en las funciones contables. Los controles contables típicos se centran en reducir el riesgo de fraude, obtener el mejor valor por dólar, recibir precios y términos negociados y autorizaciones de aprobación. Estos elementos se pueden administrar en un sistema computarizado, pero primero deben definirse en las pautas del proceso comercial.
La rendición de cuentas y la responsabilidad es un importante impulsor en las adquisiciones. La mayoría de las organizaciones se centran en el valor en dólares de la orden de compra o el contrato, pero pueden pasar por alto el gasto total en un producto en particular. Determinar la posición adecuada para ser responsable de negociar con el proveedor y procesar las órdenes de compra es un paso importante en las pautas de adquisición.