¿Cómo desarrollo las mejores pautas de adquisición?
A medida que crece una empresa u organización, la necesidad de establecer las pautas de adquisiciones se vuelve más importante. La adquisición o la compra es la gestión de todos los gastos en servicios y bienes. Como aspecto de la gestión empresarial general, es una función central que se relaciona directamente con la contención de costos, la reducción de los gastos y aumentando las ganancias. Aunque la mayoría de las personas asocian la adquisición con grandes empresas y acuerdos multimillonarios, las pautas de adquisiciones pueden ayudar a cada empresa, grande y pequeña.
El campo de la adquisición es tan amplio que es mejor dividirlo en distintos procesos comerciales. Las categorías principales son: gestión de proveedores, bienes y servicios contratados, términos de pago, umbrales y segregación de deberes. Además de identificar el proceso de negocio diferente, hay tres elementos que deben completarse para desarrollar pautas de adquisición: establecer estructuras y roles organizacionales, implementar controles de contabilidad y definir responsabilidad y responsabilidadesty para procesos de adquisición dentro de la organización.
La metodología estándar utilizada para desarrollar pautas de adquisición es crear una carpeta de archivos para las pautas. Dentro de esta carpeta de archivos, cree una separada para cada uno de los principales procesos comerciales. A medida que se desarrollan las directrices, cree las guías de proceso para los diferentes roles y departamentos involucrados en el proceso. Incluya una sección sobre informes de supervisión y gestión, así como un documento de flujo para la revisión de la alta gerencia. Todas las pautas deben revisarse y discutirse con las áreas impactadas, y presentarse a la alta gerencia para su revisión. Tras la aceptación, se requiere capacitación para todos los usuarios para implementar las directrices.
El primer elemento que se revisa son los roles y responsabilidades de los diferentes jugadores en el proceso de adquisición. Identifique la quién, qué, dónde y por qué para cada transacción, y determine el punto de inicio deR Actividad. Por ejemplo, cuando un departamento requiere suministros de oficina, ¿quién es responsable de este proceso? ¿Cómo deciden con qué proveedor contactar? ¿Cuál es la cantidad máxima que pueden gastar y quién está aprobando esta compra? Todas estas preguntas son centrales para desarrollar pautas de adquisición.
La contabilidad proporciona una estructura estándar para rastrear y administrar el gasto. El uso de solicitudes de compra, órdenes de compra, cotizaciones, contratos y otras herramientas de adquisición impactan en las funciones contables. Los controles contables típicos se centran en reducir el riesgo de fraude, obtener el mejor valor por dólar, recibir precios y términos negociados y autorizaciones de aprobación. Estos elementos se pueden administrar en un sistema computarizado, pero primero deben definirse en las pautas del proceso comercial.
La responsabilidad y la responsabilidad es un importante impulsor en la adquisición. La mayoría de las organizaciones se centran en el valor en dólares de la orden de compra o contrato, pero pueden pasar por alto el total gastado enuna mercancía particular. Determinar la posición apropiada para ser responsable de negociar con el proveedor y procesar las órdenes de compra es un paso importante en las pautas de adquisición.