Wie entwickle ich die besten Beschaffungsrichtlinien?
Wenn ein Unternehmen oder eine Organisation wächst, wird die Notwendigkeit, Beschaffungsrichtlinien festzulegen, immer wichtiger. Beschaffung oder Einkauf ist die Verwaltung aller Ausgaben für Dienstleistungen und Waren. Als ein Aspekt der Gesamtbetriebsführung ist es eine zentrale Funktion, die sich direkt auf die Kostendämpfung, die Reduzierung der Ausgaben und die Steigerung der Gewinne bezieht. Obwohl die meisten Menschen die Beschaffung mit großen Unternehmen und millionenschweren Geschäften in Verbindung bringen, können Beschaffungsrichtlinien jedem großen und kleinen Unternehmen helfen.
Das Feld der Beschaffung ist so breit, dass es am besten ist, es in verschiedene Geschäftsprozesse zu unterteilen. Die Hauptkategorien sind: Lieferantenverwaltung, vertraglich vereinbarte Waren und Dienstleistungen, Zahlungsbedingungen, Schwellenwerte und Aufgabentrennung. Zusätzlich zur Identifizierung der verschiedenen Geschäftsprozesse müssen drei Punkte ausgeführt werden, um Beschaffungsrichtlinien zu entwickeln: Festlegen der Organisationsstruktur und der Rollen, Implementieren der Buchhaltungskontrollen sowie Definieren der Verantwortlichkeit und Verantwortung für Beschaffungsprozesse innerhalb der Organisation.
Die Standardmethode zum Entwickeln von Beschaffungsrichtlinien besteht darin, einen Dateiordner für die Richtlinien zu erstellen. Erstellen Sie in diesem Dateiordner einen separaten Ordner für jeden der wichtigsten Geschäftsprozesse. Erstellen Sie bei der Entwicklung der Richtlinien die Prozesshandbücher für die verschiedenen am Prozess beteiligten Rollen und Abteilungen. Fügen Sie einen Abschnitt zu Aufsichts- und Managementberichten sowie ein Ablaufdokument für die Überprüfung durch die Geschäftsleitung hinzu. Alle Richtlinien sollten überprüft und mit den betroffenen Bereichen besprochen und der Geschäftsleitung zur Überprüfung vorgelegt werden. Nach der Annahme sind Schulungen für alle Benutzer erforderlich, um die Richtlinien umzusetzen.
Der erste zu überprüfende Punkt sind die Rollen und Verantwortlichkeiten der verschiedenen Akteure im Beschaffungsprozess. Identifizieren Sie für jede Transaktion, wer, was, wo und warum, und bestimmen Sie den Initiierungspunkt oder die Aktivität. Wenn beispielsweise eine Abteilung Büromaterial benötigt, wer ist für diesen Prozess verantwortlich? Wie entscheiden sie, welchen Anbieter sie kontaktieren sollen? Was ist der maximale Betrag, den sie ausgeben können und wer genehmigt diesen Kauf? Diese Fragen spielen bei der Entwicklung von Beschaffungsrichtlinien eine zentrale Rolle.
Das Rechnungswesen bietet eine Standardstruktur für die Nachverfolgung und Verwaltung von Ausgaben. Die Verwendung von Bestellanforderungen, Bestellungen, Angeboten, Verträgen und anderen Beschaffungsinstrumenten hat Auswirkungen auf die Buchhaltungsfunktionen. Typische Rechnungslegungskontrollen konzentrieren sich auf die Reduzierung des Betrugsrisikos, die Erzielung des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses, den Erhalt von ausgehandelten Preisen und Konditionen sowie Genehmigungsermächtigungen. Diese Elemente können in einem Computersystem verwaltet werden, müssen jedoch zuerst in den Geschäftsprozessrichtlinien definiert werden.
Rechenschaftspflicht und Verantwortung spielen eine wichtige Rolle bei der Beschaffung. Die meisten Organisationen konzentrieren sich auf den Dollarwert der Bestellung oder des Vertrags, übersehen jedoch möglicherweise die Gesamtausgaben für eine bestimmte Ware. Ein wichtiger Schritt in den Beschaffungsrichtlinien ist es, die geeignete Position für die Verhandlungen mit dem Lieferanten und die Bearbeitung der Bestellungen zu bestimmen.