Hoe ontwikkel ik de beste inkooprichtlijnen?
Naarmate een bedrijf of organisatie groeit, wordt de noodzaak om inkooprichtlijnen op te stellen belangrijker. Inkoop of inkoop is het beheer van alle uitgaven voor diensten en goederen. Als een aspect van algemeen bedrijfsbeheer is het een centrale functie die rechtstreeks verband houdt met kostenbeheersing, het verlagen van kosten en het verhogen van de winst. Hoewel de meeste mensen inkoop associëren met grote bedrijven en miljardendeals, kunnen inkooprichtlijnen elk bedrijf, groot en klein, helpen.
Het inkoopgebied is zo breed dat het het beste is om het in verschillende bedrijfsprocessen te verdelen. De hoofdcategorieën zijn: leveranciersbeheer, gecontracteerde goederen en diensten, betalingsvoorwaarden, drempels en functiescheiding. Naast het identificeren van het verschillende bedrijfsproces, zijn er drie items die moeten worden voltooid om inkooprichtlijnen te ontwikkelen: organisatiestructuur en rollen vastleggen, boekhoudkundige controles implementeren en verantwoordelijkheid en verantwoordelijkheid voor inkoopprocessen binnen de organisatie definiëren.
De standaardmethode die wordt gebruikt om inkooprichtlijnen te ontwikkelen, is het maken van een bestandsmap voor de richtlijnen. Maak in deze bestandsmap een afzonderlijke map voor elk van de belangrijkste bedrijfsprocessen. Terwijl de richtlijnen worden ontwikkeld, maakt u de procesgidsen voor de verschillende rollen en afdelingen die bij het proces betrokken zijn. Neem een sectie over toezicht en managementrapporten op, evenals een stroomdocument voor beoordeling door het senior management. Alle richtlijnen moeten worden herzien en besproken met de getroffen gebieden en ter beoordeling worden voorgelegd aan het senior management. Na acceptatie is training voor alle gebruikers vereist om de richtlijnen te implementeren.
Het eerste item dat moet worden beoordeeld, zijn de rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende spelers in het inkoopproces. Identificeer het wie, wat, waar en waarom voor elke transactie en bepaal het startpunt of de activiteit. Als een afdeling bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden nodig heeft, wie is dan verantwoordelijk voor dit proces? Hoe beslissen ze met welke leverancier ze contact willen opnemen? Wat is het maximale bedrag dat ze kunnen uitgeven en wie keurt deze aankoop goed? Deze vragen staan allemaal centraal bij de ontwikkeling van aanbestedingsrichtlijnen.
Boekhouding biedt een standaardstructuur voor het bijhouden en beheren van uitgaven. Het gebruik van inkoopaanvragen, inkooporders, offertes, contracten en andere inkooptools heeft allemaal invloed op de boekhoudfuncties. Typische boekhoudkundige controles zijn gericht op het verminderen van het frauderisico, het verkrijgen van de beste waarde voor de dollar, het ontvangen van onderhandelde prijzen en voorwaarden, en goedkeuringsautorisaties. Deze items kunnen worden beheerd in een geautomatiseerd systeem, maar ze moeten eerst worden gedefinieerd in de bedrijfsprocesrichtlijnen.
Verantwoording en verantwoordelijkheid zijn een belangrijke drijfveer bij inkoop. De meeste organisaties richten zich op de dollarwaarde van de inkooporder of het contract, maar kunnen het totaal besteed aan een bepaalde grondstof over het hoofd zien. Het bepalen van de juiste positie om verantwoordelijk te zijn voor het onderhandelen met de leverancier en het verwerken van de inkooporders is een belangrijke stap in de inkooprichtlijnen.