최상의 조달 지침을 어떻게 개발합니까?

회사 나 조직이 성장함에 따라 조달 지침을 수립해야 할 필요성이 더욱 중요 해지고 있습니다. 조달 또는 구매는 서비스 및 상품에 대한 모든 지출을 관리합니다. 전반적인 비즈니스 관리의 한 측면으로 비용 억제, 비용 절감 및 수익 증대와 직접 관련된 중심 기능입니다. 대부분의 사람들이 조달을 대기업 및 수백만 달러 거래와 연관 시키지만, 조달 지침은 모든 크고 작은 회사에 도움이 될 수 있습니다.

조달 분야는 너무 넓어서 별도의 비즈니스 프로세스로 나누는 것이 가장 좋습니다. 주요 범주는 공급 업체 관리, 계약 제품 및 서비스, 지불 조건, 임계 값 및 업무 분리입니다. 다양한 비즈니스 프로세스를 식별하는 것 외에도 조달 지침을 개발하기 위해 완료해야하는 세 가지 항목이 있습니다. 조직 구조 및 역할을 설정하고 회계 통제를 구현하며 조직 내 조달 프로세스에 대한 책임과 책임을 정의합니다.

조달 지침을 개발하는 데 사용되는 표준 방법은 지침에 대한 파일 폴더를 만드는 것입니다. 이 파일 폴더 내에 각 주요 비즈니스 프로세스마다 별도의 폴더를 작성하십시오. 지침이 개발되면 프로세스에 관련된 다양한 역할 및 부서에 대한 프로세스 가이드를 작성하십시오. 감독 및 관리 보고서에 대한 섹션과 고위 경영진 검토를위한 흐름 문서를 포함시킵니다. 모든 지침은 영향을받는 영역과 함께 검토되고 논의되어야하며 검토를 위해 고위 경영진에게 제시되어야합니다. 수락하면 지침을 구현하기 위해 모든 사용자를위한 교육이 필요합니다.

검토 할 첫 번째 항목은 조달 프로세스에서 다른 플레이어의 역할과 책임입니다. 각 거래의 대상, 대상, 위치 및 이유를 식별하고 시작 지점 또는 활동을 결정하십시오. 예를 들어 부서에 사무용품이 필요한 경우 누가이 프로세스를 담당합니까? 연락 할 공급 업체를 어떻게 결정합니까? 지출 할 수있는 최대 금액은 누구이며이 구매를 누가 승인합니까? 이러한 질문은 모두 조달 지침 개발의 핵심입니다.

회계는 지출을 추적하고 관리하기위한 표준 구조를 제공합니다. 구매 요청, 구매 주문, 견적, 계약 및 기타 조달 도구 사용은 모두 회계 기능에 영향을 미칩니다. 일반적인 회계 관리는 사기 위험 감소, 달러 대비 최고의 가치 획득, 협상 된 가격 및 조건 수신, 승인 승인에 중점을 둡니다. 이러한 항목은 전산화 된 시스템에서 관리 할 수 ​​있지만 먼저 비즈니스 프로세스 지침에서 정의해야합니다.

책임과 책임은 조달의 주요 원동력입니다. 대부분의 조직은 구매 주문 또는 계약의 달러 가치에 중점을 두지 만 특정 상품에 소비 된 총액을 간과 할 수 있습니다. 공급 업체와 협상하고 구매 주문을 처리 할 적절한 위치를 결정하는 것은 조달 지침에서 중요한 단계입니다.