最良の調達ガイドラインを作成するにはどうすればよいですか？

企業または組織が成長するにつれて、調達ガイドラインを確立する必要性がより重要になります。 調達または購入は、サービスおよび商品に対するすべての支出の管理です。 全体的なビジネス管理の側面として、コスト抑制、経費の削減、利益の増加に直接関係する中心的な機能です。 ほとんどの人は調達を大企業や数百万ドルの取引に関連付けていますが、調達ガイドラインは大小を問わずあらゆる企業に役立ちます。

調達の分野は非常に広いため、個別のビジネスプロセスに分割するのが最善です。 主なカテゴリは、ベンダー管理、契約商品とサービス、支払条件、しきい値、および職務分離です。 さまざまなビジネスプロセスの識別に加えて、調達ガイドラインを作成するために完了する必要がある3つの項目があります。組織構造と役割の確立、会計管理の実装、および組織内の調達プロセスの説明責任と責任の定義です。

調達ガイドラインの開発に使用される標準的な方法論は、ガイドライン用のファイルフォルダーを作成することです。 このファイルフォルダー内で、主要なビジネスプロセスごとに個別のフォルダーを作成します。 ガイドラインが作成されたら、プロセスに関与するさまざまな役割と部門のプロセスガイドを作成します。 監督および管理レポートに関するセクションと、上級管理職レビュー用のフロードキュメントを含めます。 すべてのガイドラインをレビューし、影響を受ける分野と話し合い、レビューのために上級管理職に提示する必要があります。 承認後、ガイドラインを実装するにはすべてのユーザー向けのトレーニングが必要です。

最初に確認する項目は、調達プロセスにおけるさまざまなプレーヤーの役割と責任です。 各トランザクションの誰、何、どこ、なぜを特定し、開始ポイントまたはアクティビティを決定します。 たとえば、ある部門で事務用品が必要な場合、このプロセスの責任者は誰ですか？ 彼らはどのベンダーに連絡するかをどのように決定しますか？ 彼らが使うことのできる最大金額はいくらですか？ これらの質問はすべて、調達ガイドラインの作成の中心です。

アカウンティングは、支出を追跡および管理するための標準構造を提供します。 購買依頼、購買発注、見積、契約、およびその他の調達ツールの使用はすべて、会計機能に影響を与えます。 典型的な会計管理は、詐欺リスクの低減、ドルの最高の価値の獲得、交渉された価格設定と条件、および承認の承認に焦点を当てています。 これらの項目はコンピューター化されたシステムで管理できますが、最初にビジネスプロセスガイドラインで定義する必要があります。

説明責任と責任は調達の主要な推進力です。 ほとんどの組織は、発注書または契約のドル価値に焦点を当てていますが、特定の商品に費やされた合計を見落とす可能性があります。 調達ガイドラインの重要なステップは、サプライヤとの交渉と発注書の処理を担当する適切なポジションを決定することです。