Como desenvolvo as melhores diretrizes de compras?
À medida que uma empresa ou organização cresce, a necessidade de estabelecer diretrizes de compras se torna mais importante. Aquisição ou compra é o gerenciamento de todos os gastos em serviços e mercadorias. Como um aspecto geral do gerenciamento de negócios, é uma função central que se relaciona diretamente à contenção de custos, redução de despesas e aumento de lucros. Embora a maioria das pessoas associe compras a grandes empresas e acordos multimilionários, as diretrizes de compras podem ajudar todas as empresas, grandes e pequenas.
O campo de compras é tão amplo que é melhor dividi-lo em processos de negócios distintos. As principais categorias são: gerenciamento de fornecedores, bens e serviços contratados, condições de pagamento, limites e segregação de impostos. Além de identificar os diferentes processos de negócios, há três itens que precisam ser concluídos para desenvolver diretrizes de compras: estabelecer estrutura e funções organizacionais, implementar controles contábeis e definir prestação de contas e responsabilidade pelos processos de compras dentro da organização.
A metodologia padrão usada para desenvolver diretrizes de compras é criar uma pasta de arquivos para as diretrizes. Dentro desta pasta, crie um arquivo separado para cada um dos principais processos de negócios. À medida que as diretrizes são desenvolvidas, crie os guias do processo para as diferentes funções e departamentos envolvidos no processo. Inclua uma seção sobre relatórios de supervisão e gerenciamento, bem como um documento de fluxo para revisão da gerência sênior. Todas as diretrizes devem ser revisadas e discutidas com as áreas impactadas e apresentadas à gerência sênior para análise. Após a aceitação, é necessário treinamento para todos os usuários para implementar as diretrizes.
O primeiro item a analisar são as funções e responsabilidades dos diferentes atores no processo de compras. Identifique quem, o que, onde e por que para cada transação e determine o ponto ou atividade de iniciação. Por exemplo, quando um departamento exige material de escritório, quem é responsável por esse processo? Como eles decidem qual fornecedor entrar em contato? Qual é o valor máximo que eles podem gastar e quem está aprovando esta compra? Essas questões são fundamentais para o desenvolvimento de diretrizes de compras.
A contabilidade fornece uma estrutura padrão para rastrear e gerenciar gastos. O uso de requisições de compra, pedidos, cotações, contratos e outras ferramentas de compras têm impacto nas funções contábeis. Os controles contábeis típicos concentram-se na redução do risco de fraude, na obtenção do melhor valor por dólar, no recebimento de preços e condições negociados e nas autorizações de aprovação. Esses itens podem ser gerenciados em um sistema computadorizado, mas primeiro precisam ser definidos nas diretrizes do processo de negócios.
Prestação de contas e responsabilidade é um dos principais impulsionadores das compras. A maioria das organizações concentra-se no valor em dólar do pedido ou contrato de compra, mas pode ignorar o total gasto em uma mercadoria específica. Determinar a posição apropriada a ser responsável por negociar com o fornecedor e processar os pedidos é uma etapa importante nas diretrizes de compras.