Como faço para desenvolver as melhores diretrizes de compras?
Como empresa ou organização cresce, a necessidade de estabelecer diretrizes de compras se torna mais importante. A aquisição ou compra é o gerenciamento de todos os gastos com serviços e bens. Como aspecto do gerenciamento geral dos negócios, é uma função central que se refere diretamente à contenção de custos, reduzindo as despesas e aumentando os lucros. Embora a maioria das pessoas associe a compras a grandes empresas e acordos multimilionários, as diretrizes de compras podem ajudar todas as empresas, grandes e pequenas.
O campo de compras é tão amplo que é melhor dividi -lo em processos de negócios distintos. As principais categorias são: gerenciamento de fornecedores, bens e serviços contratados, termos de pagamento, limites e segregação de tarefas. Além de identificar o processo de negócios diferentes, há três itens que precisam ser concluídos para desenvolver diretrizes de compras: estabelecer estrutura e funções organizacionais, implementar controles contábeis e definir responsabilidade e responsabilidadesTy para processos de compras dentro da organização.
A metodologia padrão usada para desenvolver diretrizes de compras é criar uma pasta de arquivos para as diretrizes. Nesta pasta de arquivos, crie uma separada para cada um dos principais processos de negócios. À medida que as diretrizes são desenvolvidas, crie os guias de processo para os diferentes papéis e departamentos envolvidos no processo. Inclua uma seção sobre relatórios de supervisão e gerenciamento, bem como um documento de fluxo para revisão da gerência sênior. Todas as diretrizes devem ser revisadas e discutidas com as áreas impactadas e apresentadas à gerência sênior para revisão. Após a aceitação, o treinamento para todos os usuários é obrigado a implementar as diretrizes.
O primeiro item a revisar são as funções e responsabilidades dos diferentes players no processo de compras. Identifique quem, o quê, onde e por que para cada transação e determine o ponto de iniciação Or Atividade. Por exemplo, quando um departamento exige material de escritório, quem é responsável por esse processo? Como eles decidem qual fornecedor entrar em contato? Qual é o valor máximo que eles podem gastar e quem está aprovando esta compra? Essas perguntas são todas centrais para o desenvolvimento de diretrizes de compras.
A contabilidade fornece uma estrutura padrão para rastrear e gerenciar gastos. O uso de requisições de compra, pedidos de compra, cotações, contratos e outras ferramentas de compras impactam as funções contábeis. Os controles contábeis típicos se concentram na redução do risco de fraude, obtendo o melhor valor para o dólar, recebendo preços e termos negociados e autorizações de aprovação. Esses itens podem ser gerenciados em um sistema computadorizado, mas primeiro precisam ser definidos nas diretrizes do processo de negócios.
Responsabilidade e responsabilidade é um dos principais fatores de compras. A maioria das organizações se concentra no valor em dólar do pedido ou contrato de compra, mas pode ignorar o total gasto emuma mercadoria particular. Determinar a posição apropriada a ser responsável por negociar com o fornecedor e o processamento dos pedidos de compra é uma etapa importante nas diretrizes de compras.