Comment développer les meilleures directives en matière d'approvisionnement?
Au fur et à mesure que l'entreprise ou l'organisation grandit, il devient de plus en plus nécessaire d'établir des directives en matière d'approvisionnement. L'achat ou l'achat est la gestion de toutes les dépenses en services et en biens. En tant qu'aspect de la gestion globale des activités, il s'agit d'une fonction centrale qui concerne directement la maîtrise des coûts, la réduction des dépenses et l'augmentation des profits. Bien que la plupart des gens associent les achats aux grandes entreprises et aux marchés de plusieurs millions de dollars, les directives en matière d’achat peuvent aider toutes les entreprises, grandes et petites.
Le domaine des achats est si vaste qu'il vaut mieux le diviser en processus opérationnels distincts. Les principales catégories sont: la gestion des fournisseurs, les biens et services sous contrat, les conditions de paiement, les seuils et la séparation des tâches. Outre l’identification des différents processus d’entreprise, trois éléments doivent être complétés pour élaborer des directives d’approvisionnement: établir la structure et les rôles de l’organisation, mettre en place des contrôles comptables et définir la responsabilité des processus d’approvisionnement au sein de l’organisation.
La méthodologie standard utilisée pour élaborer les directives d’approvisionnement consiste à créer un dossier pour les directives. Dans ce dossier, créez-en un distinct pour chacun des principaux processus de gestion. Au fur et à mesure que les directives sont développées, créez les guides de processus pour les différents rôles et départements impliqués dans le processus. Inclure une section sur les rapports de supervision et de gestion, ainsi qu'un document de flux destiné à l'examen de la direction. Toutes les lignes directrices doivent être examinées et discutées avec les zones touchées, puis présentées à la haute direction pour examen. Une fois acceptée, une formation pour tous les utilisateurs est nécessaire pour mettre en œuvre les directives.
Le premier élément à examiner concerne les rôles et responsabilités des différents acteurs du processus d’approvisionnement. Identifiez le qui, quoi, où et pourquoi pour chaque transaction et déterminez le point de départ ou l'activité. Par exemple, lorsqu'un ministère a besoin de fournitures de bureau, qui est responsable de ce processus? Comment décident-ils quel fournisseur contacter? Quel est le montant maximum qu'ils peuvent dépenser et qui approuve cet achat? Ces questions sont toutes essentielles à l’élaboration de directives en matière d’achat.
La comptabilité fournit une structure standard pour suivre et gérer les dépenses. L'utilisation des demandes d'achat, des commandes d'achat, des devis, des contrats et d'autres outils d'approvisionnement a une incidence sur les fonctions de comptabilité. Les contrôles comptables habituels se concentrent sur la réduction du risque de fraude, l’obtention du meilleur rapport qualité-prix, la réception des prix et conditions négociés, ainsi que des autorisations d’approbation. Ces éléments peuvent être gérés dans un système informatisé, mais ils doivent d'abord être définis dans les instructions relatives aux processus métier.
La reddition de comptes et la responsabilité sont un moteur majeur de l'approvisionnement. La plupart des organisations se concentrent sur la valeur en dollars du bon de commande ou du contrat, mais peuvent négliger le total des dépenses consacrées à un produit particulier. Déterminer le poste approprié pour négocier avec le fournisseur et traiter les commandes d'achat est une étape importante dans les directives en matière d'approvisionnement.