Hur utvecklar jag de bästa riktlinjerna för upphandling?

När ett företag eller en organisation växer blir behovet av att fastställa riktlinjer för upphandling viktigare. Upphandling eller inköp är hanteringen av alla utgifter för tjänster och varor. Som en del av den övergripande affärsledningen är det en central funktion som direkt hänför sig till kostnadsinneslutning, minskning av kostnader och ökad vinst. Även om de flesta förknippar upphandlingar med stora företag och flera miljoner dollar-affärer, kan upphandlingsriktlinjer hjälpa alla företag, stora och små.

Upphandlingsområdet är så bredt att det är bäst att dela upp det i olika affärsprocesser. Huvudkategorierna är: leverantörshantering, avtalade varor och tjänster, betalningsvillkor, trösklar och uppdelning av tullar. Förutom att identifiera de olika affärsprocesserna finns det tre poster som måste slutföras för att utveckla upphandlingsriktlinjer: upprätta organisationsstruktur och roller, implementera redovisningskontroller och definiera ansvarsskyldighet och ansvar för upphandlingsprocesser i organisationen.

Standardmetoden som används för att utveckla upphandlingsriktlinjer är att skapa en filmapp för riktlinjerna. Inom denna filmapp skapar du en separat en för var och en av de viktigaste affärsprocesserna. När riktlinjerna utvecklas skapar du processguiderna för olika roller och avdelningar som är involverade i processen. Inkludera ett avsnitt om övervakning och ledningsrapporter samt ett flödesdokument för granskning av ledningen. Alla riktlinjer bör ses över och diskuteras med de påverkade områdena och presenteras för den högsta ledningen för granskning. Vid godkännande krävs utbildning för alla användare för att implementera riktlinjerna.

Det första som granskas är de olika aktörernas roller och ansvar i upphandlingsprocessen. Identifiera vem, vad, var och varför för varje transaktion och bestäm initieringspunkten eller aktiviteten. Till exempel, när en avdelning behöver kontorsmaterial, vem ansvarar för denna process? Hur bestämmer de vilken leverantör de ska kontakta? Vad är det maximala beloppet de kan spendera och vem godkänner detta köp? Dessa frågor är alla centrala för att utveckla riktlinjer för upphandling.

Redovisning ger en standardstruktur för att spåra och hantera utgifter. Användningen av inköpsrekvisitioner, inköpsorder, offert, kontrakt och andra upphandlingsverktyg påverkar alla redovisningsfunktioner. Typiska redovisningskontroller fokuserar på att minska bedrägerisken, erhålla bästa värde för dollar, få förhandlade priser och villkor och godkännandetillstånd. Dessa objekt kan hanteras i ett datoriserat system, men de måste först definieras i affärsprocessens riktlinjer.

Ansvar och ansvar är en viktig drivkraft för upphandling. De flesta organisationer fokuserar på dollarvärdet för inköpsorder eller kontrakt, men kan komma att förbise det totala utgifterna för en viss vara. Att fastställa lämplig position för att förhandla med leverantören och behandla inköpsorder är ett viktigt steg i upphandlingsriktlinjerna.