Hur utvecklar jag de bästa riktlinjerna för upphandling?

När företag eller organisation växer blir behovet av att fastställa upphandlingsriktlinjer viktigare. Upphandling eller inköp är hanteringen av alla utgifter för tjänster och varor. Som en aspekt av den övergripande företagsledningen är det en central funktion som hänför sig direkt till kostnadsinneslutning, minskar utgifterna och ökande vinster. Även om de flesta förknippar upphandling med stora företag och multimillion dollar -erbjudanden, kan riktlinjer för upphandling hjälpa alla företag, stora och små.

Upphandlingsområdet är så brett att det är bäst att dela upp det i distinkta affärsprocesser. Huvudkategorierna är: leverantörshantering, kontrakterade varor och tjänster, betalningsvillkor, trösklar och segregering av uppgifter. Förutom att identifiera den olika affärsprocessen finns det tre objekt som måste slutföras för att utveckla upphandlingsriktlinjer: upprätta organisationsstruktur och roller, implementera redovisningskontroller och definiera ansvarsskyldighet och ansvarTy för upphandlingsprocesser inom organisationen.

Standardmetodiken som används för att utveckla upphandlingsriktlinjer är att skapa en filmapp för riktlinjerna. I den här filmappen skapar du en separat en för var och en av de viktigaste affärsprocesserna. När riktlinjerna utvecklas skapar processguiderna för de olika roller och avdelningar som är involverade i processen. Inkludera ett avsnitt om övervaknings- och ledningsrapporter, samt ett flödesdokument för granskning av ledningen. Alla riktlinjer bör granskas och diskuteras med de påverkade områdena och presenteras för ledningen för granskning. Vid acceptans krävs utbildning för alla användare för att implementera riktlinjerna.

Den första artikeln som granskar är rollerna och ansvaret för de olika spelarna i upphandlingsprocessen. Identifiera vem, vad, var och varför för varje transaktion och bestäm initieringspunkten or aktivitet. Till exempel, när en avdelning kräver kontorsmaterial, vem är ansvarig för denna process? Hur bestämmer de vilken leverantör de ska kontakta? Vad är det maximala beloppet de kan spendera och vem godkänner detta köp? Dessa frågor är alla centrala för att utveckla upphandlingsriktlinjer.

Redovisning ger en standardstruktur för spårning och hantering av utgifter. Användningen av inköpsrekvisitioner, inköpsorder, offert, kontrakt och andra upphandlingsverktyg påverkar alla redovisningsfunktioner. Typiska redovisningskontroller fokuserar på att minska bedrägerisken, få bästa värde för dollar, få förhandlade prissättning och villkor och godkännande av godkännande. Dessa artiklar kan hanteras i ett datoriserat system, men de måste först definieras i riktlinjerna för affärsprocesser.

Ansvar och ansvar är en viktig drivkraft för upphandling. De flesta organisationer fokuserar på dollarvärdet för inköpsorder eller kontrakt, men kan förbise det totala som spenderas påen viss vara. Att fastställa lämplig position för att vara ansvarig för att förhandla med leverantören och bearbeta inköpsorderna är ett viktigt steg i upphandlingsriktlinjerna.