Jak mohu vyvinout nejlepší pokyny pro zadávání veřejných zakázek?
Vzhledem k tomu, že společnost nebo organizace roste, je potřeba stanovit pokyny pro zadávání veřejných zakázek. Pokusy nebo nákup je řízení veškerých výdajů na služby a zboží. Jako aspekt celkového řízení podniků je to ústřední funkce, která se přímo týká omezení nákladů, snížení výdajů a zvyšováním zisků. Přestože většina lidí spojuje zadávání veřejných zakázek s velkými společnostmi a multimiliony dolarových obchodů, pokyny pro zadávání veřejných zakázek mohou pomoci každému, velkému i malému.
pole zadávání veřejných zakázek je tak široké, že je nejlepší jej rozdělit na odlišné obchodní procesy. Hlavními kategoriemi jsou: správa dodavatele, smluvní zboží a služby, platební podmínky, prahové hodnoty a segregace povinností. Kromě identifikace odlišného obchodního procesu existují tři položky, které je třeba dokončit, aby bylo možné vyvinout pokyny pro zadávání veřejných zakázek: zavést organizační strukturu a role, implementovat účetní kontroly a definovat odpovědnost a odpovědnostTy pro procesy zadávání veřejných zakázek v rámci organizace.
Standardní metodika používaná k vývoji pokynů pro zadávání veřejných zakázek je vytvořit složku souborů pro pokyny. V této složce souborů vytvořte samostatný pro každý z hlavních obchodních procesů. Jakmile jsou pokyny rozvíjeny, vytvořte procesní průvodce pro různé role a oddělení zapojené do procesu. Zahrňte část o zprávách o dohledu a správě, jakož i dokument toku pro přezkoumání vyššího managementu. Všechny pokyny by měly být přezkoumány a diskutovány s dopadovými oblastmi a předloženy vrcholovému vedení k přezkumu. Po přijetí je školení pro všechny uživatele vyžadováno k implementaci pokynů.
První položkou, kterou je třeba zkontrolovat, jsou role a odpovědnosti různých hráčů v procesu zadávání zakázek. Identifikujte koho, co, kde a proč pro každou transakci, a určete iniciační bod Or aktivita. Například, když oddělení vyžaduje kancelářské potřeby, kdo je za tento proces zodpovědný? Jak se rozhodují, kterého prodejce je kontaktovat? Jaká je maximální částka, kterou mohou utratit a kdo tento nákup schvaluje? Všechny tyto otázky jsou ústřední pro rozvoj pokynů pro zadávání veřejných zakázek.
Účetnictví poskytuje standardní strukturu pro sledování a správu výdajů. Použití požadavků na nákup, nákupních objednávek, citací, smluv a dalších nástrojů pro zadávání veřejných zakázek, které všechny dopadují na účetní funkce. Typické účetní kontroly se zaměřují na snížení rizika podvodů, získání nejlepší hodnoty pro dolar, přijímání vyjednávacích cen a podmínek a oprávnění schválení. Tyto položky mohou být spravovány v počítačovém systému, ale nejprve je musí být definovány v pokynech pro obchodní procesy.
Odpovědnost a odpovědnost je hlavním řidičem zadávání veřejných zakázek. Většina organizací se zaměřuje na hodnotu dolaru kupní objednávky nebo smlouvykonkrétní komodita. Stanovení vhodné pozice, která bude odpovědná za vyjednávání s dodavatelem a zpracování nákupních objednávek, je důležitým krokem v pokynech pro zadávání zakázek.