Jak mohu vyvinout nejlepší pokyny pro zadávání veřejných zakázek?
Jak společnost nebo organizace roste, je třeba stanovit pokyny pro zadávání veřejných zakázek. Nákup nebo nákup je řízení všech výdajů na služby a zboží. Jako aspekt celkového řízení podniku je to ústřední funkce, která přímo souvisí s omezováním nákladů, snižováním nákladů a zvyšováním zisků. Ačkoli většina lidí spojuje zadávání veřejných zakázek s velkými společnostmi a obchody v hodnotě několika milionů dolarů, pokyny pro zadávání zakázek mohou pomoci každé firmě, velké i malé.
Oblast zadávání veřejných zakázek je tak široká, že je nejlepší ji rozdělit na odlišné obchodní procesy. Hlavními kategoriemi jsou: řízení prodejců, smluvní zboží a služby, platební podmínky, prahové hodnoty a oddělení povinností. Kromě identifikace různých obchodních procesů existují tři položky, které je třeba dokončit, aby se vytvořily pokyny pro zadávání veřejných zakázek: vytvořit organizační strukturu a role, implementovat účetní kontroly a definovat odpovědnost a odpovědnost za procesy zadávání zakázek v rámci organizace.
Standardní metodologie použitá k vývoji pokynů pro zadávání veřejných zakázek je vytvoření složky souborů pro tyto pokyny. V této složce souborů vytvořte samostatný pro každý z hlavních obchodních procesů. Jak se pokyny vyvíjejí, vytvořte procesní průvodce pro různé role a oddělení zapojená do procesu. Zahrňte část o zprávách o dohledu a správě a dokument toku pro přezkoumání vrcholovým vedením. Všechny pokyny by měly být přezkoumány a projednány s dotčenými oblastmi a předloženy k přezkoumání vrcholovému vedení. Po přijetí je vyžadováno školení všech uživatelů k implementaci pokynů.
Prvním bodem, který je třeba posoudit, jsou role a povinnosti různých účastníků procesu zadávání zakázek. Určete, kdo, co, kde a proč pro každou transakci, a určit počáteční bod nebo aktivitu. Například, když oddělení vyžaduje kancelářské potřeby, kdo je za tento proces zodpovědný? Jak se rozhodnou, kterého prodejce kontaktovat? Jaká je maximální částka, kterou mohou utratit a kdo tento nákup schvaluje? Všechny tyto otázky jsou klíčové pro vypracování pokynů pro zadávání veřejných zakázek.
Účetnictví poskytuje standardní strukturu pro sledování a správu výdajů. Použití požadavků na objednávku, objednávek, nabídek, smluv a dalších nástrojů pro zadávání zakázek má dopad na účetní funkce. Typické účetní kontroly se zaměřují na snížení rizika podvodu, získání nejlepší hodnoty za dolar, obdržení sjednaných cen a podmínek a schválení schválení. Tyto položky lze spravovat v počítačovém systému, ale nejprve je třeba je definovat v pokynech pro obchodní procesy.
Odpovědnost a odpovědnost jsou hlavní hnací silou při zadávání zakázek. Většina organizací se zaměřuje na hodnotu dolaru z objednávky nebo smlouvy, ale může přehlédnout celkovou částku vynaloženou na konkrétní komoditu. Důležitým krokem v pokynech pro zadávání veřejných zakázek je určení vhodné pozice odpovědné za vyjednávání s dodavatelem a zpracování objednávek.