¿Cuáles son los mejores consejos para el rediseño de procesos comerciales?
La tarea de rediseño de procesos de negocios generalmente tiene el objetivo de tomar algo que ha funcionado bien en el pasado y hacer cambios que actualicen y renueven ese proceso para las circunstancias actuales. Si bien existen varias estrategias diferentes para determinar e implementar este tipo de reelaboración de los procesos existentes, la mayoría de los enfoques requerirán tres fases básicas para identificar los cambios correctos y diseñar un plan efectivo: evaluación, proyección e implementación.
Durante la etapa de evaluación, la atención se centra en comprender por qué el proceso actual se implementó y qué tan bien ese proceso ha cumplido sus objetivos en el pasado. Tomarse el tiempo para hacer este mapeo de procesos de negocios hace posible identificar qué razones subyacentes para el proceso siguen siendo relevantes hoy en día, y qué razones ya no son válidas. Al saber qué aspectos del proceso ya no son necesarios, es más fácil decidir qué se puede eliminar y qué debe permanecer como parte del proceso. Como resultado, la base o el núcleo del rediseño del proceso de negocio ahora está en su lugar, y listo para ser ampliado con nuevos elementos que efectivamente actualicen ese proceso.
Una vez que los elementos básicos se separan de lo que se ha convertido en peso muerto, la siguiente fase en el rediseño del proceso de negocios requiere proyectar la utilización futura de ese proceso. Aquí, la idea es considerar cada posible adición al proceso y cómo afectará a otros procesos que ya están en funcionamiento durante toda la operación. La idea es hacer cambios que, en el mejor de los casos, no creen problemas con otros procesos. Con suerte, los cambios que ocurran durante el rediseño irán más allá del simple aumento de la eficiencia de ese proceso y ayudarán a aumentar la productividad y la eficiencia en otras áreas de la operación. Injertando cuidadosamente cada nuevo elemento propuesto, luego ejecutando simulaciones para determinar cómo ese elemento afectaría la actividad posterior dentro de la operación, es posible crear eventualmente un proceso reestructurado que sea en beneficio de todos los involucrados.
Incluso el mejor rediseño del proceso comercial fracasará si la fase de implementación no se lleva a cabo de una manera que esté en armonía con la cultura corporativa. En algunos casos, esa cultura puede permitir un corte rápido del proceso anterior al proceso renovado, posiblemente terminando el uso del primero un viernes y lanzando el último el siguiente lunes. Si este tipo de implementación no es adecuada para la cultura, trabajar con aquellos directamente afectados por los cambios durante un período de tiempo definido puede ser el mejor enfoque. Tomarse el tiempo para volver a capacitar al personal clave sobre cómo administrar el nuevo proceso de la mejor manera puede requerir la inversión de tiempo y dinero en la parte delantera, pero puede evitar una gran cantidad de pruebas, errores y desperdicio en la parte posterior.
Tenga en cuenta que incluso un rediseño del proceso de negocio que ha sido cuidadosamente diseñado puede necesitar algunos ajustes una vez que se implementa. Una vez que aquellos que realmente trabajan con el proceso tengan la oportunidad de utilizar el enfoque renovado por un corto período de tiempo, es probable que tengan comentarios valiosos que pueden facilitar el ajuste del proceso, haciéndolo más eficiente y relevante para el negocio. empresa. Tómese el tiempo para considerar que la retroalimentación y la identificación de formas de alterar ligeramente el proceso a menudo pueden tener el efecto de motivar a los empleados a ser dueños del proceso y enorgullecerse de hacer el mejor uso posible de ese proceso a medida que realizan sus tareas asignadas.