Quali sono i migliori consigli per la riprogettazione dei processi aziendali?
Il compito di riprogettare i processi aziendali in genere ha l'obiettivo di prendere qualcosa che ha funzionato bene in passato e apportare modifiche che aggiornano e rinnovano quel processo per le circostanze di oggi. Sebbene esistano diverse strategie per determinare e attuare questo tipo di rielaborazione dei processi esistenti, la maggior parte degli approcci richiederà tre fasi di base per identificare i giusti cambiamenti e progettare un piano efficace: valutazione, proiezione e implementazione.
Durante la fase di valutazione, l'attenzione è rivolta alla comprensione del perché il processo attuale sia mai stato implementato e di quanto bene quel processo abbia raggiunto gli obiettivi in passato. Prendersi il tempo necessario per eseguire questo bit di mappatura dei processi aziendali consente di identificare quali motivi sottostanti per il processo sono ancora rilevanti oggi e quali motivi non sono più validi. Conoscendo quali aspetti del processo non sono più necessari, è più facile decidere cosa può essere rimosso e cosa deve rimanere come parte del processo. Di conseguenza, la base o il nucleo della riprogettazione del processo aziendale è ora in atto e pronto per essere ampliato con nuovi elementi che aggiornano efficacemente quel processo.
Una volta che le basi sono state separate da ciò che è diventato peso morto, la fase successiva del processo aziendale riprogetta le chiamate per proiettare il futuro utilizzo di quel processo. Qui, l'idea è quella di considerare ogni possibile aggiunta al processo e il modo in cui avrà un impatto su altri processi già in atto durante l'operazione. L'idea è di apportare modifiche che, nella migliore delle ipotesi, non creino problemi con altri processi. Si spera che i cambiamenti che si verificano durante la riprogettazione andranno oltre il semplice aumento dell'efficienza di quel processo e contribuiranno ad aumentare la produttività e l'efficienza in altre aree dell'operazione. Innestando attentamente ogni nuovo elemento proposto, quindi eseguendo simulazioni per determinare in che modo quell'elemento influenzerebbe l'attività successiva all'interno dell'operazione, è possibile infine creare un processo di ricalcolo a beneficio di tutti i soggetti coinvolti.
Anche la migliore riprogettazione dei processi aziendali fallirà se la fase di implementazione non viene eseguita in modo coerente con la cultura aziendale. In alcuni casi, quella cultura può consentire un rapido passaggio dal vecchio processo al processo rinnovato, eventualmente terminando l'uso del primo un venerdì e lanciando il secondo il lunedì successivo. Se questo tipo di implementazione non è adatto alla cultura, lavorare con le persone direttamente interessate dalle modifiche per un periodo di tempo definito può essere l'approccio migliore. Prendersi il tempo necessario per riqualificare il personale chiave su come gestire il nuovo processo al meglio può richiedere l'investimento di tempo e denaro nel front-end, ma può prevenire una grande quantità di tentativi, errori e sprechi nel back-end.
Tieni presente che anche una riprogettazione dei processi aziendali che è stata accuratamente elaborata potrebbe richiedere alcune modifiche una volta implementata. Una volta che coloro che lavorano effettivamente con il processo hanno la possibilità di utilizzare l'approccio rinnovato per un breve periodo di tempo, avranno probabilmente un feedback prezioso che può rendere più semplice mettere a punto il processo, rendendolo più efficiente e pertinente per l'azienda impresa. Prendersi il tempo per considerare che il feedback e l'identificazione dei modi per modificare leggermente il processo può spesso avere l'effetto di motivare i dipendenti a possedere il processo e essere orgogliosi di fare il miglior uso possibile di quel processo mentre svolgono i compiti assegnati.