Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące przeprojektowania procesów biznesowych?
Zadanie przeprojektowania procesów biznesowych zazwyczaj ma na celu przyjęcie czegoś, co działało dobrze w przeszłości i wprowadzenie zmian, które aktualizują i odnawiają ten proces w dzisiejszych okolicznościach. Chociaż istnieje wiele różnych strategii określania i wdrażania tego rodzaju przeróbek istniejących procesów, większość podejść będzie wymagać trzech podstawowych faz w celu zidentyfikowania właściwych zmian i opracowania skutecznego planu: oceny, projekcji i wdrożenia.
Na etapie oceny nacisk kładzie się na zrozumienie, dlaczego obecny proces został kiedykolwiek wdrożony i jak dobrze ten proces osiągnął cele w przeszłości. Poświęcenie czasu na wykonanie tej części procesu mapowania procesów biznesowych umożliwia określenie, które z podstawowych przyczyn tego procesu są nadal aktualne, a które nie są już aktualne. Wiedząc, które aspekty procesu nie są już potrzebne, łatwiej jest zdecydować, co można usunąć, a co pozostanie w ramach procesu. W rezultacie podstawa lub rdzeń przeprojektowania procesu biznesowego jest już gotowy i można go wzbogacić o nowe elementy, które skutecznie aktualizują ten proces.
Po oddzieleniu podstaw od tego, co stało się martwe, następna faza przeprojektowania procesów biznesowych wymaga zaprojektowania przyszłego wykorzystania tego procesu. Tutaj chodzi o rozważenie każdego możliwego dodatku do procesu i tego, jak wpłynie on na inne procesy już istniejące w trakcie operacji. Chodzi o to, aby wprowadzić zmiany, które w najlepszym wypadku nie powodują problemów z innymi procesami. Mamy nadzieję, że zmiany, które nastąpią podczas przeprojektowywania, wykroczą poza zwykłe zwiększenie wydajności tego jednego procesu i pomogą w zwiększeniu wydajności i wydajności w innych obszarach operacji. Dzięki starannemu szczepieniu każdego proponowanego nowego elementu, a następnie przeprowadzeniu symulacji w celu ustalenia, w jaki sposób element ten wpłynie na późniejszą aktywność w ramach operacji, możliwe jest w końcu stworzenie zmodyfikowanego procesu z korzyścią dla wszystkich zaangażowanych.
Nawet przeprojektowanie najlepszego procesu biznesowego zakończy się niepowodzeniem, jeśli etap wdrożenia nie zostanie przeprowadzony w sposób zgodny z kulturą korporacyjną. W niektórych przypadkach kultura ta może pozwolić na szybkie przejście od starego procesu do odnowionego procesu, prawdopodobnie kończąc korzystanie z pierwszego procesu w piątek i uruchomienia drugiego w następny poniedziałek. Jeśli tego typu implementacja nie jest dobrze dopasowana do kultury, najlepszym rozwiązaniem może być praca z tymi, których bezpośrednio dotyczą zmiany przez określony czas. Poświęcenie czasu na przekwalifikowanie kluczowego personelu w celu jak najlepszego zarządzania nowym procesem może wymagać zainwestowania czasu i pieniędzy w interfejs, ale może zapobiec wielu próbom, błędom i marnotrawstwu zaplecza.
Pamiętaj, że nawet przeprojektowany proces biznesowy, który został starannie opracowany, może wymagać drobnych poprawek po jego wdrożeniu. Gdy ci, którzy faktycznie pracują z tym procesem, będą mieli szansę skorzystać z odnowionego podejścia przez krótki czas, prawdopodobnie będą mieli cenne informacje zwrotne, które mogą ułatwić dostosowanie procesu, czyniąc go bardziej wydajnym i odpowiednim dla biznesu przedsiębiorstwo. Poświęcenie czasu na zastanowienie się, czy informacje zwrotne i identyfikacja sposobów nieznacznej zmiany procesu mogą często skutkować motywowaniem pracowników do posiadania procesu i dumą z jak najlepszego wykorzystania tego procesu podczas wykonywania powierzonych mu zadań.