Was sind die besten Tipps für die Neugestaltung von Geschäftsprozessen?
Die Aufgabe bei der Neugestaltung von Geschäftsprozessen besteht in der Regel darin, das zu übernehmen, was in der Vergangenheit gut funktioniert hat, und Änderungen vorzunehmen, die diesen Prozess für die heutigen Umstände aktualisieren und erneuern. Zwar gibt es eine Reihe verschiedener Strategien, um diese Art der Überarbeitung bestehender Prozesse zu bestimmen und umzusetzen, doch erfordern die meisten Ansätze drei grundlegende Phasen, um die richtigen Änderungen zu identifizieren und einen wirksamen Plan zu entwerfen: Evaluierung, Projektion und Implementierung.
Während der Evaluierungsphase liegt der Schwerpunkt auf dem Verständnis, warum der aktuelle Prozess jemals implementiert wurde und wie gut dieser Prozess in der Vergangenheit die Ziele erreicht hat. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, um dieses Teil der Geschäftsprozesszuordnung durchzuführen, können Sie feststellen, welche zugrunde liegenden Gründe für den Prozess heute noch relevant sind und welche Gründe nicht mehr gültig sind. Wenn Sie wissen, welche Aspekte des Prozesses nicht mehr erforderlich sind, können Sie leichter entscheiden, was entfernt werden kann und was als Teil des Prozesses verbleiben muss. Infolgedessen ist das Fundament oder der Kern der Neugestaltung von Geschäftsprozessen jetzt vorhanden und kann mit neuen Elementen erweitert werden, die diesen Prozess effektiv auf den neuesten Stand bringen.
Sobald die Grundlagen von dem, was totes Gewicht geworden ist, getrennt sind, muss in der nächsten Phase der Neugestaltung von Geschäftsprozessen die zukünftige Nutzung dieses Prozesses projiziert werden. Hier geht es darum, jede mögliche Ergänzung des Prozesses und die Auswirkungen auf andere Prozesse zu berücksichtigen, die bereits während des gesamten Vorgangs vorhanden sind. Die Idee ist, Änderungen vorzunehmen, die bestenfalls keine Probleme mit anderen Prozessen verursachen. Hoffentlich gehen die Änderungen, die während des Redesigns auftreten, über die bloße Steigerung der Effizienz dieses einen Prozesses hinaus und tragen zur Steigerung der Produktivität und Effizienz in anderen Bereichen des Betriebs bei. Durch sorgfältiges Einarbeiten jedes vorgeschlagenen neuen Elements und anschließende Simulationen, um zu bestimmen, wie sich dieses Element auf die nachfolgenden Aktivitäten innerhalb des Vorgangs auswirken würde, kann schließlich ein umgerüsteter Prozess zum Nutzen aller Beteiligten erstellt werden.
Selbst die beste Neugestaltung von Geschäftsprozessen schlägt fehl, wenn die Implementierungsphase nicht in Einklang mit der Unternehmenskultur durchgeführt wird. In einigen Fällen kann diese Kultur eine schnelle Umstellung vom alten auf den überarbeiteten Prozess ermöglichen, wobei der Einsatz des ersteren möglicherweise an einem Freitag beendet und der letztere am folgenden Montag gestartet wird. Wenn diese Art der Implementierung nicht zu der Kultur passt, ist es möglicherweise der beste Ansatz, mit denjenigen zusammenzuarbeiten, die für einen definierten Zeitraum direkt von den Änderungen betroffen sind. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, um wichtige Mitarbeiter für die bestmögliche Steuerung des neuen Prozesses zu schulen, müssen Sie möglicherweise Zeit und Geld in das Front-End-System investieren. Dies kann jedoch eine Menge Versuch, Irrtum und Verschwendung im Back-End-System verhindern.
Denken Sie daran, dass selbst bei einer sorgfältig ausgearbeiteten Neugestaltung von Geschäftsprozessen nach deren Implementierung einige Anpassungen erforderlich sein können. Sobald diejenigen, die tatsächlich mit dem Prozess arbeiten, die Möglichkeit haben, den überarbeiteten Ansatz für einen kurzen Zeitraum anzuwenden, erhalten sie wahrscheinlich wertvolles Feedback, das die Feinabstimmung des Prozesses erleichtert und ihn effizienter und relevanter für das Unternehmen macht Unternehmen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, diese Rückmeldungen zu berücksichtigen und Möglichkeiten zu identifizieren, um den Prozess geringfügig zu ändern, kann dies häufig dazu führen, dass Mitarbeiter motiviert werden, den Prozess zu übernehmen und stolz darauf zu sein, diesen Prozess bei der Erfüllung der ihnen zugewiesenen Aufgaben bestmöglich zu nutzen.