Hvad er de bedste tip til redesign til forretningsprocesser?

Opgaven med omlægning af forretningsprocesser har typisk målet at tage noget, der har fungeret godt i fortiden, og foretage ændringer, der opdaterer og forny denne proces under nutidens omstændigheder. Selvom der er en række forskellige strategier til bestemmelse og implementering af denne type omarbejdning af eksisterende processer, vil de fleste tilgange kræve tre grundlæggende faser for at identificere de rigtige ændringer og designe en effektiv plan: evaluering, fremskrivning og implementering.

I evalueringsfasen er fokus på at forstå, hvorfor den aktuelle proces nogensinde blev implementeret, og hvor godt denne proces har opfyldt mål i fortiden. At tage sig tid til at udføre denne bit af kortlægning af forretningsprocesser gør det muligt at identificere, hvilke underliggende årsager til processen, der stadig er relevante i dag, og hvilke grunde, der ikke længere er gyldige. Ved at vide, hvilke aspekter af processen ikke længere er nødvendige, er det lettere at beslutte, hvad der kan fjernes, og hvad der skal tilbage som en del af processen. Som et resultat er fundamentet eller kernen i omlægning af forretningsprocessen nu på plads og klar til at blive udvidet med nye elementer, der effektivt bringer denne proces ajour.

Når det grundlæggende er adskilt fra det, der er blevet dødvægt, kræver den næste fase i forretningsprocessen omdesign at projicere den fremtidige anvendelse af denne proces. Her er ideen at overveje hver mulig tilføjelse til processen, og hvordan den vil påvirke andre processer, der allerede er på plads under hele operationen. Tanken er at foretage ændringer, der i bedste fald ikke skaber problemer med andre processer. Forhåbentlig vil ændringerne, der forekommer under redesignen, kun overstige effektiviteten af ​​den ene proces og hjælpe med at øge produktiviteten og effektiviteten på andre områder af operationen. Ved omhyggeligt podning i hvert foreslået nyt element og derefter køre simuleringer for at bestemme, hvordan dette element vil påvirke efterfølgende aktivitet inden for operationen, er det muligt til sidst at oprette en omskolet proces, der er til gavn for alle involverede.

Selv den bedste forretningsproces-redesign mislykkes, hvis implementeringsfasen ikke udføres på en måde, der er i harmoni med virksomhedskulturen. I nogle tilfælde kan denne kultur muliggøre en hurtig nedskæring fra den gamle proces til den fornyede proces, muligvis ophør med brugen af ​​førstnævnte på en fredag ​​og lancering af sidstnævnte førstkommende mandag. Hvis denne type implementering ikke passer godt til kulturen, kan det være den bedste fremgangsmåde at arbejde med dem, der er direkte berørt af ændringerne i et defineret tidsrum. At tage sig tid til at omskolere nøglemedarbejdere til, hvordan man styrer den nye proces til den bedste fordel, kan kræve investering af tid og penge i frontend, men det kan forhindre en hel del prøve, fejl og spild på bagsiden.

Husk, at selv en redesign til en forretningsproces, der er omhyggeligt udformet, kan være nødvendigt at justere, når den er implementeret. Når de, der rent faktisk arbejder med processen, har en chance for at bruge den fornyede tilgang i en kort periode, vil de sandsynligvis have værdifuld feedback, der kan gøre det lettere at finjustere processen, hvilket gør den mere effektiv og relevant for virksomheden foretagende. At tage sig tid til at overveje, at feedback og identificering af måder at ændre processen lidt på, kan ofte have den effekt at motivere medarbejderne til at eje processen og sætter en ære i at udnytte denne proces bedst muligt, når de udfører deres tildelte opgaver.