Quais são as melhores dicas para o redesenho de processos de negócios?
A tarefa de redesenhar o processo de negócios geralmente tem o objetivo de pegar algo que funcionou bem no passado e fazer alterações que atualizem e renovem esse processo para as circunstâncias de hoje. Embora existam várias estratégias diferentes para determinar e implementar esse tipo de retrabalho dos processos existentes, a maioria das abordagens exigirá três fases básicas para identificar as mudanças corretas e projetar um plano eficaz: avaliação, projeção e implementação.
Durante a fase de avaliação, o foco está em entender por que o processo atual já foi implementado e até que ponto esse processo alcançou metas no passado. Dedicar algum tempo para fazer esse mapeamento de processos de negócios permite identificar quais razões subjacentes ao processo ainda são relevantes hoje e quais não são mais válidas. Ao saber quais aspectos do processo não são mais necessários, é mais fácil decidir o que pode ser retirado e o que precisa permanecer como parte do processo. Como resultado, a base ou o núcleo do redesenho do processo de negócios já está em vigor e pronta para ser aumentada com novos elementos que efetivamente atualizam esse processo.
Uma vez que o básico é segregado do que se tornou um peso morto, a próxima fase no redesenho do processo de negócios exige a projeção da futura utilização desse processo. Aqui, a idéia é considerar cada possível adição ao processo e como isso afetará outros processos já existentes ao longo da operação. A idéia é fazer alterações que, na melhor das hipóteses, não criem problemas com outros processos. Felizmente, as mudanças que ocorrem durante o reprojeto vão além do aumento da eficiência desse processo e auxiliam no aumento da produtividade e eficiência em outras áreas da operação. Enxertando cuidadosamente cada novo elemento proposto e executando simulações para determinar como esse elemento afetaria a atividade subsequente dentro da operação, é possível, eventualmente, criar um processo reformulado que seja para o benefício de todos os envolvidos.
Até o melhor redesenho do processo de negócios falhará se a fase de implementação não for realizada de maneira que esteja em harmonia com a cultura corporativa. Em alguns casos, essa cultura pode permitir um corte rápido do processo antigo para o processo renovado, possivelmente encerrando o uso em uma sexta-feira e iniciando a segunda na segunda-feira seguinte. Se esse tipo de implementação não for adequado para a cultura, trabalhar com aqueles diretamente afetados pelas mudanças por um período definido pode ser a melhor abordagem. Reservar um tempo para treinar o pessoal-chave em como gerenciar o novo processo da melhor maneira possível pode exigir o investimento de tempo e dinheiro no front-end, mas pode impedir uma grande quantidade de tentativas, erros e desperdícios no back-end.
Lembre-se de que mesmo um redesenho de processo de negócios cuidadosamente desenvolvido pode precisar de alguns ajustes depois de implementado. Uma vez que aqueles que realmente trabalham com o processo têm a chance de utilizar a abordagem renovada por um curto período de tempo, provavelmente terão um feedback valioso que poderá facilitar o ajuste do processo, tornando-o mais eficiente e relevante para os negócios. empreendimento. Dedicar um tempo para considerar que o feedback e a identificação de maneiras de alterar levemente o processo muitas vezes pode ter o efeito de motivar os funcionários a serem donos do processo e se orgulharem de fazer o melhor uso possível desse processo enquanto realizam suas tarefas atribuídas.