Quels sont les meilleurs conseils pour la refonte du processus métier?
La restructuration du processus métier a généralement pour objectif de prendre quelque chose qui a bien fonctionné dans le passé et d'apporter des modifications qui actualisent et renouvellent ce processus pour les circonstances actuelles. Bien qu'il existe un certain nombre de stratégies différentes pour déterminer et mettre en œuvre ce type de remaniement des processus existants, la plupart des approches nécessiteront trois phases de base afin d'identifier les changements appropriés et de concevoir un plan efficace: évaluation, projection et mise en œuvre.
Au cours de la phase d’évaluation, l’accent est mis sur la compréhension de la raison pour laquelle le processus actuel a été mis en œuvre et de la mesure dans laquelle ce processus a atteint ses objectifs par le passé. Prendre le temps nécessaire pour effectuer ce mappage de processus métier permet d'identifier les raisons sous-jacentes du processus qui sont toujours d'actualité et celles qui ne sont plus valables. En sachant quels aspects du processus ne sont plus nécessaires, il est plus facile de décider de ce qui peut être supprimé et de ce qui doit rester dans le processus. En conséquence, la base ou le noyau de la refonte du processus métier est maintenant en place et prête à être complétée par de nouveaux éléments permettant de mettre efficacement ce processus à jour.
Une fois que les bases sont séparées de ce qui est devenu poids mort, la prochaine étape de la refonte du processus métier consiste à projeter l'utilisation future de ce processus. Ici, l’idée est de considérer chaque ajout possible au processus et son impact sur les autres processus déjà en place tout au long de l’opération. L'idée est d'apporter des modifications qui, au mieux, ne créent pas de problèmes avec d'autres processus. Espérons que les changements qui se produiront lors de la refonte iront au-delà d’une simple augmentation de l’efficacité de ce processus, mais aussi d’une augmentation de la productivité et de l’efficacité dans d’autres domaines de l’exploitation. En greffant soigneusement chaque nouvel élément proposé, puis en effectuant des simulations pour déterminer la manière dont cet élément affectera les activités ultérieures au sein de l'opération, il est possible de créer un processus réoutillé bénéficiant à toutes les personnes concernées.
Même la meilleure refonte des processus métier échouera si la phase de mise en œuvre n'est pas effectuée de manière à être en harmonie avec la culture de l'entreprise. Dans certains cas, cette culture peut permettre de passer rapidement de l’ancien processus au processus amélioré, en mettant éventuellement fin à l’utilisation de l’ancien un vendredi et en lançant le second le lundi suivant. Si ce type de mise en œuvre ne convient pas à la culture, travailler avec ceux qui sont directement touchés par les changements pendant une période définie peut être la meilleure approche. Prendre le temps nécessaire pour recycler le personnel clé dans la gestion du nouveau processus peut nécessiter un investissement en temps et en argent dès le départ, mais cela peut éviter beaucoup d'essais, d'erreurs et de gaspillage.
N'oubliez pas que même une refonte des processus métier soigneusement conçue peut nécessiter quelques modifications une fois sa mise en œuvre effectuée. Une fois que ceux qui travaillent réellement avec le processus ont la possibilité d'utiliser l'approche réorganisée pendant une courte période, ils auront probablement une rétroaction précieuse qui facilitera la mise au point du processus, le rendant plus efficace et plus pertinent pour l'entreprise. entreprise. Prendre le temps d'envisager cette rétroaction et d'identifier des moyens de modifier légèrement le processus peut souvent avoir pour effet de motiver les employés à s'approprier le processus et à être fier du meilleur usage possible de ce processus dans l'exécution des tâches qui leur sont assignées.