Hva er de beste tipsene for ny prosjektering av forretningsprosesser?

Oppgaven med omprosjektering av forretningsprosesser har vanligvis som mål å ta noe som har fungert bra tidligere og å gjøre endringer som oppdaterer og fornyer den prosessen for dagens forhold. Selv om det er en rekke forskjellige strategier for å bestemme og implementere denne typen omarbeiding av eksisterende prosesser, vil de fleste tilnærminger kreve tre grunnleggende faser for å identifisere de rette endringene og utforme en effektiv plan: evaluering, projeksjon og implementering.

I evalueringsfasen er fokuset å forstå hvorfor den nåværende prosessen noen gang ble implementert og hvor godt den prosessen har oppfylt mål tidligere. Hvis du tar deg tid til å gjøre denne biten av kartlegging av forretningsprosesser, er det mulig å identifisere hvilke underliggende årsaker til prosessen som fremdeles er aktuelle i dag, og hvilke grunner som ikke lenger er gyldige. Ved å vite hvilke aspekter ved prosessen som ikke lenger er nødvendige, er det lettere å bestemme hva som kan strippes bort og hva som må gjenstå som en del av prosessen. Som et resultat er grunnlaget eller kjernen i omprosessens prosjektering nå på plass, og klar til å utvides med nye elementer som effektivt bringer denne prosessen oppdatert.

Når det grunnleggende er adskilt fra det som har blitt dødvekt, krever den neste fasen i forretningsprosessens omdesign å projisere fremtidig utnyttelse av prosessen. Her er ideen å vurdere hvert mulig tillegg til prosessen og hvordan det vil påvirke andre prosesser som allerede er på plass under hele operasjonen. Tanken er å gjøre endringer som i beste fall ikke skaper problemer med andre prosesser. Forhåpentligvis vil endringene som skjer under omdesigningen gå utover bare å øke effektiviteten til den ene prosessen og bidra til å øke produktiviteten og effektiviteten i andre områder av operasjonen. Ved å nøye podet inn hvert foreslått nytt element og deretter kjøre simuleringer for å bestemme hvordan det elementet vil påvirke påfølgende aktivitet i operasjonen, er det mulig å til slutt lage en ny prosess som er til fordel for alle involverte.

Selv den beste omprosessen for ny prosess vil mislykkes hvis implementeringsfasen ikke gjennomføres på en måte som er i harmoni med bedriftskulturen. I noen tilfeller kan den kulturen muliggjøre en rask overgang fra den gamle prosessen til den fornyede prosessen, og muligens avslutte bruken av førstnevnte på en fredag ​​og sette i gang sistnevnte førstkommende mandag. Hvis denne typen implementering ikke passer godt for kulturen, kan det være den beste tilnærmingen å jobbe med dem som er direkte berørt av endringene i et bestemt tidsrom. Å ta seg tid til å omskolere nøkkelpersoner i hvordan man styrer den nye prosessen til beste fordel kan kreve investering av tid og penger i frontend, men det kan forhindre mye prøving, feiling og sløsing på baksiden.

Husk at til og med en forretningsprosess-omdesign som er omhyggelig laget, kan trenge noen finjusteringer når den er implementert. Når de som faktisk jobber med prosessen har en sjanse til å bruke den fornyede tilnærmingen i en kort periode, vil de sannsynligvis ha verdifulle tilbakemeldinger som kan gjøre det lettere å finjustere prosessen, noe som gjør den mer effektiv og relevant for virksomheten bedriften. Å ta seg tid til å vurdere at tilbakemeldinger og identifisere måter å endre prosessen litt på, ofte kan ha en effekt av å motivere ansatte til å eie prosessen og er stolte av å utnytte prosessen best mulig når de går ut på oppgavene sine.