¿Cuáles son los mejores consejos para el seguimiento de la orden de compra?
Sería difícil mantener el control sobre el inventario y los costos del producto sin un buen sistema de seguimiento de pedidos de compra. Las órdenes de compra pueden enviarse por correo, por fax, correo electrónico o simplemente llamar al proveedor. Hay órdenes electrónicas de compra, generalmente entre empresas, así como la forma de uso único, como los utilizados en las tiendas minoristas. Algunas empresas utilizan una orden de compra general para rastrear las compras realizadas para ciertas categorías de productos. Un sistema de seguimiento de orden de compra, independientemente de su formato, debe diseñarse para brindar a una empresa la mayor información para tomar buenas decisiones de compra.
Una orden de compra es un documento comercial que una compañía de compras envía a una empresa vendida que indica los productos, cantidades y precio. Es un acuerdo y una oferta legal para comprar productos y/o servicios. El seguimiento del pedido de compra es importante para el control interno de una empresa.
El formulario de orden de compra debe mostrar la fecha y la fecha de pedido requeridas, el envío metanfalizaciónOD, y el nombre y dirección del proveedor. También debe contener el producto ordenado, el costo para cada artículo y el precio total. El impuesto sobre las ventas también debe incluirse si corresponde. La generación electrónica de formularios de orden de compra en algunas compañías también puede estar vinculado al inventario para mantener un equilibrio de producto disponible.
.Primero, la compañía debe saber lo que se ha ordenado. La falta de esta información puede hacer que la compañía termine con muy poco inventario y no pueda satisfacer la demanda de sus clientes o demasiado inventario, que desperdicia espacio y disminuye el flujo de efectivo. Un buen sistema de seguimiento de pedidos de compra permitirá a una empresa ver instantáneamente lo que se ha ordenado y rastrear el estado de los pedidos.
.Una empresa que utiliza un sistema de seguimiento de orden de compra también reduce la posibilidad de fraude de los empleados. Por ejemplo, es importante tener un número preasignado para cada orden de compra. Esto ayudaLa posibilidad de que un empleado ordene bienes de un proveedor y use los productos para beneficio personal.
A menudo, una empresa utilizará un sistema automatizado para crear y rastrear órdenes de compra. De esta manera, la compañía puede mantener un catálogo de productos que puede ser ordenado por proveedor, producto y precio. Además, el sistema producirá una base de datos para almacenar una lista de inventario y actualizar constantemente esa lista. El software está disponible que creará el formulario de orden de compra, realizará un seguimiento de las órdenes de compra pendientes y completadas, e incluso analizará las tendencias de compra para ayudar en las negociaciones de precios con los proveedores.
Un sistema de seguimiento de orden de compra centraliza la compra, lo que evita la duplicación. Un sistema electrónico también proporcionará una base de datos de proveedores y permitirá que las órdenes de compra se envíen por correo electrónico para eliminar el exceso de papeleo. La gestión de la orden de compra permite a la compañía controlar sus compras y limitar la posibilidad de robo.