Quali sono i migliori consigli per il tracciamento dell'ordine d'acquisto?
Sarebbe difficile mantenere il controllo sull'inventario e sui costi dei prodotti senza un buon sistema di tracciamento degli ordini di acquisto. Gli ordini di acquisto possono essere inviati per posta, fax, e-mail o semplicemente chiamati al venditore. Esistono ordini di acquisto elettronici, di solito tra imprese, nonché il modulo monouso, come quelli utilizzati nei negozi al dettaglio. Alcune aziende utilizzano un ordine d'acquisto generale per tenere traccia degli acquisti effettuati per determinate categorie di prodotti. Un sistema di tracciamento degli ordini di acquisto, indipendentemente dal suo formato, dovrebbe essere progettato per fornire a un'azienda il maggior numero di informazioni per prendere buone decisioni di acquisto.
Un ordine di acquisto è un documento commerciale che una società di acquisto invia a una società di vendita che indica i prodotti, le quantità e il prezzo. È un accordo e un'offerta legale per l'acquisto di prodotti e / o servizi. Il monitoraggio degli ordini di acquisto è importante per il controllo interno di un'azienda.
Il modulo d'ordine di acquisto deve mostrare la data e la data dell'ordine richieste, il metodo di spedizione e il nome e l'indirizzo del fornitore. Deve inoltre contenere il prodotto ordinato, il costo per ciascun articolo e il prezzo totale. L'imposta sulle vendite dovrebbe anche essere inclusa, se applicabile. La generazione elettronica di moduli d'ordine di acquisto in alcune società può anche essere legata all'inventario per mantenere un equilibrio del prodotto a portata di mano.
Innanzitutto l'azienda deve sapere cosa è stato ordinato. La mancanza di queste informazioni può far sì che la società finisca con un inventario insufficiente e non sia in grado di soddisfare la domanda dei suoi clienti o un inventario eccessivo, che spreca spazio e riduce il flusso di cassa. Un buon sistema di tracciamento degli ordini di acquisto consentirà a un'azienda di visualizzare immediatamente ciò che è stato ordinato e di monitorare lo stato degli ordini.
Una società che utilizza un sistema di tracciamento degli ordini di acquisto riduce anche la possibilità di frode dei dipendenti. Ad esempio, è importante disporre di un numero pre-assegnato a ciascun ordine di acquisto. Ciò significa che un dipendente può ordinare merci da un venditore e utilizzare i prodotti a beneficio personale.
Spesso un'azienda utilizzerà un sistema automatizzato per la creazione e il monitoraggio degli ordini di acquisto. In questo modo, la società può gestire un catalogo prodotti che può essere ordinato per fornitore, prodotto e prezzo. Inoltre, il sistema produrrà un database per memorizzare un elenco di inventario e aggiornarlo costantemente. È disponibile un software che creerà il modulo d'ordine di acquisto, terrà traccia degli ordini di acquisto in sospeso e completati e persino analizzerà le tendenze di acquisto per assistere nelle trattative sui prezzi con i fornitori.
Un sistema di tracciamento degli ordini di acquisto centralizza gli acquisti, evitando la duplicazione. Un sistema elettronico fornirà inoltre un database dei fornitori e consentirà di inviare gli ordini di acquisto via e-mail per eliminare le scartoffie in eccesso. La gestione degli ordini di acquisto consente all'azienda di controllare i propri acquisti e limitare la possibilità di furto.