구매 주문 추적을위한 최상의 팁은 무엇입니까?

좋은 구매 주문 추적 시스템이 없으면 재고 및 제품 비용에 대한 통제력을 유지하기가 어려울 것입니다. 구매 주문은 우편, 팩스, 전자 우편 또는 공급 업체에 간단히 전화 할 수 있습니다. 소매점에서 사용되는 것과 같은 일회용 양식뿐만 아니라 일반적으로 기업간에 전자 구매 주문이 있습니다. 일부 비즈니스는 담요 구매 주문을 사용하여 특정 범주의 제품에 대한 구매를 추적합니다. 형식에 관계없이 구매 주문 추적 시스템은 회사가 올바른 구매 결정을 내릴 수 있도록 최대한의 정보를 제공하도록 설계되어야합니다.

구매 주문은 구매 회사가 판매 회사에 제품, 수량 및 가격을 나타내는 전송하는 상업 문서입니다. 제품 및 / 또는 서비스 구매 계약 및 법적 제안입니다. 구매 오더 추적은 회사의 내부 통제에 중요합니다.

구매 주문서에는 주문 날짜 및 날짜, 배송 방법 및 공급 업체 이름 및 주소가 표시되어야합니다. 주문한 제품, 각 품목의 비용 및 총 가격도 포함해야합니다. 해당되는 경우 판매 세도 포함되어야합니다. 일부 회사의 전자적 구매 주문 양식은 재고 균형을 유지하기 위해 재고와 연결될 수도 있습니다.

먼저 회사는 주문한 내용을 알아야합니다. 이 정보가 부족하면 회사가 너무 적은 재고로 끝나고 고객의 수요 나 너무 많은 재고를 충족시킬 수 없어 공간을 낭비하고 현금 흐름을 줄입니다. 좋은 구매 주문 추적 시스템을 통해 회사는 주문한 것을 즉시보고 주문 상태를 추적 할 수 있습니다.

구매 주문 추적 시스템을 사용하는 회사도 직원 사기 가능성을 줄입니다. 예를 들어, 각 구매 주문에 미리 지정된 번호를 갖는 것이 중요합니다. 이는 직원이 공급 업체로부터 제품을 주문하고 제품을 개인적인 이익을 위해 사용할 가능성을 방지합니다.

종종 회사는 구매 주문을 생성하고 추적하기 위해 자동화 된 시스템을 사용합니다. 이러한 방식으로 회사는 공급 업체, 제품 및 가격별로 정렬 할 수있는 제품 카탈로그를 유지할 수 있습니다. 또한 시스템은 데이터베이스를 생성하여 인벤토리 목록을 저장하고 해당 목록을 지속적으로 업데이트합니다. 구매 주문 양식을 작성하고, 미결 및 완료된 구매 주문을 추적하고, 구매 경향을 분석하여 공급 업체와 가격 협상을 지원하는 소프트웨어를 사용할 수 있습니다.

구매 주문 추적 시스템은 구매를 중앙 집중화하여 중복을 방지합니다. 전자 시스템은 또한 공급 업체 데이터베이스를 제공하고 초과 주문을 제거하기 위해 구매 주문서를 전자 우편으로 보낼 수 있도록합니다. 구매 주문 관리를 통해 회사는 구매를 제어하고 도난 가능성을 제한 할 수 있습니다.