Hvad er de bedste tip til sporing af indkøbsordrer?
Det ville være vanskeligt at opretholde kontrol over lager og produktomkostninger uden et godt sporingssystem til indkøbsordrer. Indkøbsordrer kan sendes, faxes, e-mailes eller blot indkaldes til sælgeren. Der er elektroniske indkøbsordrer, som regel mellem virksomheder, såvel som engangsformularen, som dem, der bruges i detailforretninger. Nogle virksomheder bruger en blanket indkøbsordre til at spore køb foretaget for bestemte produktkategorier. Et sporingssystem til indkøbsordrer, uanset dets format, skal være designet til at give et selskab mest information for at træffe gode købsbeslutninger.
En indkøbsordre er et kommercielt dokument, som en indkøbsvirksomhed sender til et salgsfirma, der angiver produkter, mængder og pris. Det er en aftale og et lovligt tilbud om at købe produkter og / eller tjenester. Indkøbsordrer sporing er vigtig for den interne kontrol af en virksomhed.
Indkøbsordreskemaet skal vise ordredato og -dato, der kræves, forsendelsesmetoden og leverandørens navn og adresse. Det skal også indeholde det bestilte produkt, prisen for hver vare og den samlede pris. Omsætningsafgift bør også medtages, hvis relevant. Elektronisk produktion af ordreformularer i nogle virksomheder kan også være bundet til varebeholdningen for at opretholde en balance mellem det aktuelle produkt.
Først skal virksomheden vide, hvad der er bestilt. Mangel på disse oplysninger kan medføre, at virksomheden ender med for lidt lager og ikke er i stand til at imødekomme efterspørgslen fra sine kunder eller for meget lager, hvilket spilder plads og reducerer pengestrømmen. Et godt sporingssystem til indkøbsordrer giver et selskab mulighed for øjeblikkeligt at se, hvad der er bestilt, og spore status for ordrene.
Et firma, der bruger et sporingssystem til indkøbsordrer, reducerer også muligheden for medarbejderbedrageri. For eksempel er det vigtigt at have et forudbestemt nummer til hver indkøbsordre. Dette udelukker muligheden for, at en medarbejder bestiller varer fra en leverandør og bruger produkterne til personlig fordel.
Ofte vil en virksomhed bruge et automatiseret system til at oprette og spore indkøbsordrer. På denne måde kan virksomheden vedligeholde et produktkatalog, der kan sorteres efter leverandør, produkt og pris. Derudover vil systemet producere en database til at gemme en liste over inventar og konstant opdatere denne liste. Der er software til rådighed, der opretter formularen til indkøb, holder styr på udestående og afsluttede indkøbsordrer og endda analyserer indkøbstendenser for at hjælpe med prisforhandlinger med leverandører.
Et sporingssystem til indkøbsordrer centraliserer indkøb, hvilket undgår dobbeltarbejde. Et elektronisk system leverer også en leverandørdatabase og tillader, at indkøbsordrer sendes via e-mail for at fjerne overskydende papirarbejde. Administration af indkøbsordrer giver virksomheden mulighed for at kontrollere sine indkøb og begrænse muligheden for tyveri.