Jaké jsou nejlepší tipy pro sledování objednávek?

Bylo by obtížné udržet kontrolu nad zásobami a náklady na výrobky bez dobrého systému sledování objednávek. Objednávky mohou být zaslány poštou, faxem, e-mailem nebo jednoduše zavolány prodejci. Existují elektronické nákupní objednávky, obvykle mezi podniky, stejně jako formulář pro jedno použití, jako jsou objednávky používané v maloobchodech. Některé podniky používají hromadnou objednávku ke sledování nákupů u určitých kategorií produktů. Systém sledování objednávek, bez ohledu na jeho formát, by měl být navržen tak, aby společnosti poskytl co nejvíce informací, aby mohla správně nakupovat.

Objednávka je obchodní dokument, který kupující společnost odešle prodejní společnosti, která uvádí produkty, množství a cenu. Je to dohoda a legální nabídka na nákup produktů a / nebo služeb. Sledování objednávek je důležité pro vnitřní kontrolu společnosti.

Formulář objednávky by měl obsahovat požadované datum a datum objednávky, způsob dopravy a jméno a adresu dodavatele. Musí také obsahovat objednaný produkt, náklady na každou položku a celkovou cenu. V případě potřeby by měla být zahrnuta také daň z obratu. Elektronické generování objednávkových formulářů v některých společnostech může být také vázáno na zásoby, aby byla zachována rovnováha produktu po ruce.

Nejprve musí společnost vědět, co bylo nařízeno. Nedostatek těchto informací může způsobit, že společnost skončí s příliš malým množstvím zásob a nebude schopna uspokojit poptávku svých zákazníků nebo příliš mnoho zásob, což plýtvá prostorem a snižuje peněžní tok. Dobrý systém sledování objednávek umožní společnosti okamžitě zobrazit, co bylo objednáno, a sledovat stav objednávek.

Společnost, která používá systém sledování objednávek, také omezuje možnost podvodů zaměstnanců. Například je důležité mít každé objednávce předem přiřazené číslo. Tím se zabrání možnosti, aby si zaměstnanec objednal zboží od prodejce a použil výrobky pro osobní prospěch.

Společnost často používá automatizovaný systém pro vytváření a sledování nákupních objednávek. Tímto způsobem může společnost udržovat katalog produktů, který lze třídit podle prodejce, produktu a ceny. Systém navíc vytvoří databázi pro uložení seznamu zásob a neustálé aktualizace tohoto seznamu. K dispozici je software, který vytvoří formulář objednávky, sleduje nevyřízené a dokončené objednávky a dokonce analyzuje trendy nákupu, aby pomohl při vyjednávání cen s prodejci.

Systém sledování objednávek centralizuje nákup, což zabraňuje duplicitě. Elektronický systém také poskytne databázi prodejců a umožní e-mailem objednávky, aby se odstranilo zbytečné papírování. Správa objednávek umožňuje společnosti kontrolovat své nákupy a omezovat možnost krádeží.