Was sind die besten Tipps für die Auftragsverfolgung?
Ohne ein gutes Bestellverfolgungssystem wäre es schwierig, die Kontrolle über Lagerbestand und Produktkosten zu behalten. Bestellungen können per Post, Fax, E-Mail oder einfach beim Verkäufer eingehen. Es gibt elektronische Bestellungen, in der Regel zwischen Unternehmen, sowie das Einwegformular, wie es in Einzelhandelsgeschäften verwendet wird. Einige Unternehmen verwenden eine Pauschalbestellung, um Einkäufe für bestimmte Produktkategorien nachzuverfolgen. Ein Bestellverfolgungssystem sollte unabhängig von seinem Format so konzipiert sein, dass ein Unternehmen die meisten Informationen erhält, um gute Kaufentscheidungen treffen zu können.
Eine Bestellung ist ein Handelsdokument, das eine Einkaufsfirma an eine Verkaufsfirma sendet, die die Produkte, Mengen und Preise angibt. Es ist eine Vereinbarung und ein rechtliches Angebot zum Kauf von Produkten und / oder Dienstleistungen. Die Auftragsverfolgung ist wichtig für die interne Kontrolle eines Unternehmens.
Das Bestellformular sollte das Bestelldatum und das gewünschte Datum, die Versandart sowie den Namen und die Anschrift des Lieferanten enthalten. Es muss auch das bestellte Produkt, die Kosten für jeden Artikel und den Gesamtpreis enthalten. Gegebenenfalls sollte auch die Umsatzsteuer enthalten sein. Die elektronische Erstellung von Bestellformularen in einigen Unternehmen kann auch an den Lagerbestand gebunden sein, um einen ausgewogenen Produktbestand zu gewährleisten.
Zunächst muss das Unternehmen wissen, was bestellt wurde. Das Fehlen dieser Informationen kann dazu führen, dass das Unternehmen zu wenig Inventar hat und nicht in der Lage ist, die Nachfrage seiner Kunden zu befriedigen, oder zu viel Inventar, was Platz verschwendet und den Cashflow verringert. Mit einem guten Bestellverfolgungssystem kann ein Unternehmen sofort sehen, was bestellt wurde, und den Status der Bestellungen verfolgen.
Ein Unternehmen, das ein Bestellverfolgungssystem einsetzt, verringert auch die Möglichkeit von Mitarbeiterbetrug. Beispielsweise ist es wichtig, jeder Bestellung eine vorab zugewiesene Nummer zuzuweisen. Dies verhindert die Möglichkeit, dass ein Mitarbeiter Waren bei einem Lieferanten bestellt und die Produkte zum persönlichen Nutzen verwendet.
Häufig verwendet ein Unternehmen ein automatisiertes System zum Erstellen und Verfolgen von Bestellungen. Auf diese Weise kann das Unternehmen einen Produktkatalog verwalten, der nach Anbieter, Produkt und Preis sortiert werden kann. Darüber hinaus erstellt das System eine Datenbank zum Speichern einer Inventarliste und zum ständigen Aktualisieren dieser Liste. Es ist eine Software verfügbar, mit der das Bestellformular erstellt, ausstehende und abgeschlossene Bestellungen nachverfolgt und sogar Einkaufstrends analysiert werden können, um Preisverhandlungen mit Lieferanten zu unterstützen.
Ein Bestellverfolgungssystem zentralisiert den Einkauf, wodurch Doppelarbeit vermieden wird. Ein elektronisches System stellt auch eine Lieferantendatenbank bereit und ermöglicht das Versenden von Bestellungen per E-Mail, um überflüssigen Papierkram zu vermeiden. Das Bestellmanagement ermöglicht es dem Unternehmen, seine Einkäufe zu kontrollieren und die Möglichkeit von Diebstahl zu begrenzen.