Quais são as melhores dicas para rastreamento de pedidos de compra?
Seria difícil manter o controle sobre o estoque e os custos do produto sem um bom sistema de rastreamento de pedidos de compra. Os pedidos de compra podem ser enviados por correio, fax, enviar por e-mail ou simplesmente chamados para o fornecedor. Existem pedidos eletrônicos de compra, geralmente entre empresas, bem como a forma de uso único, como as usadas nas lojas de varejo. Algumas empresas usam um pedido de compra geral para rastrear as compras feitas para determinadas categorias de produtos. Um sistema de rastreamento de pedidos de compra, independentemente de seu formato, deve ser projetado para fornecer a uma empresa mais informações para tomar boas decisões de compra. É um contrato e uma oferta legal para comprar produtos e/ou serviços. O rastreamento do pedido de compra é importante para o controle interno de uma empresa.OD e o nome e endereço do fornecedor. Ele também deve conter o produto solicitado, o custo para cada item e o preço total. O imposto sobre vendas também deve ser incluído se aplicável. A geração eletrônica de formulários de pedidos de compra em algumas empresas também pode estar ligada ao inventário para manter um equilíbrio de produto à mão.
Primeiro, a empresa deve saber o que foi ordenado. A falta dessas informações pode fazer com que a empresa acabe com muito pouco inventário e não seja capaz de atender à demanda de seus clientes ou de muito inventário, o que desperdiça espaço e diminui o fluxo de caixa. Um bom sistema de rastreamento de pedidos de compra permitirá que uma empresa visualize instantaneamente o que foi ordenado e rastrear o status dos pedidos.
Uma empresa que usa um sistema de rastreamento de pedidos de compra também reduz a possibilidade de fraude dos funcionários. Por exemplo, é importante ter um número pré-atribuído a cada pedido de compra. Isso evitaA possibilidade de um funcionário ordenar mercadorias de um fornecedor e usar os produtos para benefício pessoal.
Muitas vezes, uma empresa usa um sistema automatizado para criar e rastrear pedidos de compra. Dessa forma, a empresa pode manter um catálogo de produtos que pode ser classificado pelo fornecedor, produto e preço. Além disso, o sistema produzirá um banco de dados para armazenar uma lista de inventário e atualizar constantemente essa lista. Software está disponível que criará o formulário de pedido de compra, acompanha os pedidos de compra excepcional e preenchidos e até analisam tendências de compra para ajudar nas negociações de preços com os fornecedores.
Um sistema de rastreamento de pedidos de compra centraliza a compra, o que evita a duplicação. Um sistema eletrônico também fornecerá um banco de dados de fornecedores e permitirá que os pedidos de compra sejam enviados por e-mail para eliminar o excesso de papelada. O gerenciamento de pedidos de compra permite que a empresa controla suas compras e limite a possibilidade de roubo.