Quais são as melhores dicas para o rastreamento de pedidos?

Seria difícil manter o controle sobre o estoque e os custos do produto sem um bom sistema de rastreamento de pedidos. Os pedidos de compra podem ser enviados por correio, fax, e-mail ou simplesmente chamar o fornecedor. Existem pedidos de compra eletrônicos, geralmente entre empresas, bem como o formulário de uso único, como os usados ​​em lojas de varejo. Algumas empresas usam um pedido de compra geral para rastrear as compras feitas para determinadas categorias de produtos. Um sistema de rastreamento de pedidos, independentemente do formato, deve ser projetado para fornecer à empresa o máximo de informações possível para tomar boas decisões de compra.

Um pedido de compra é um documento comercial que uma empresa compradora envia a uma empresa vendedora que indica os produtos, quantidades e preço. É um acordo e uma oferta legal para comprar produtos e / ou serviços. O rastreamento de pedidos é importante para o controle interno de uma empresa.

O formulário do pedido deve mostrar a data e a data do pedido, o método de envio e o nome e endereço do fornecedor. Ele também deve conter o produto solicitado, o custo de cada item e o preço total. O imposto sobre vendas também deve ser incluído, se aplicável. A geração eletrônica de formulários de pedidos de compra em algumas empresas também pode estar vinculada ao estoque para manter o equilíbrio do produto disponível.

Primeiro, a empresa deve saber o que foi encomendado. A falta dessas informações pode fazer com que a empresa acabe com pouco estoque e não consiga atender à demanda de seus clientes ou com muito estoque, o que desperdiça espaço e diminui o fluxo de caixa. Um bom sistema de rastreamento de pedidos de compras permitirá que uma empresa visualize instantaneamente o que foi pedido e rastreie o status dos pedidos.

Uma empresa que usa um sistema de rastreamento de pedidos também reduz a possibilidade de fraude de funcionários. Por exemplo, é importante ter um número pré-atribuído para cada pedido de compra. Isso evita a possibilidade de um funcionário pedir mercadorias de um fornecedor e usar os produtos para benefício pessoal.

Geralmente, uma empresa usa um sistema automatizado para criar e rastrear pedidos de compra. Dessa forma, a empresa pode manter um catálogo de produtos que pode ser classificado por fornecedor, produto e preço. Além disso, o sistema produzirá um banco de dados para armazenar uma lista de inventário e atualizar constantemente essa lista. Está disponível um software que criará o formulário do pedido, acompanhará os pedidos pendentes e concluídos e até analisará as tendências de compra para ajudar nas negociações de preços com os fornecedores.

Um sistema de rastreamento de pedidos centraliza as compras, o que evita a duplicação. Um sistema eletrônico também fornecerá um banco de dados do fornecedor e permitirá que os pedidos sejam enviados por email para eliminar o excesso de papelada. O gerenciamento de pedidos de compras permite à empresa controlar suas compras e limitar a possibilidade de roubo.