Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące śledzenia zamówień?
Trudno byłoby utrzymać kontrolę nad zapasami, a także koszty produktu bez dobrego systemu śledzenia zamówień zakupu. Zamówienia zakupu można wysłać pocztą, faksowane, wysyłane e-maile lub po prostu wezwać dostawcę. Istnieją elektroniczne zamówienia zakupowe, zwykle między firmami, a także forma jednorazowego użytku, takich jak te używane w sklepach detalicznych. Niektóre firmy używają ogólnego zamówienia zakupu do śledzenia zakupów wykonanych dla niektórych kategorii produktów. System śledzenia zamówień zakupu, niezależnie od jego formatu, powinien zostać zaprojektowany tak, aby zapewnić firmie najwięcej informacji do podejmowania dobrych decyzji zakupowych.
Zamówienie zakupu to dokument komercyjny, który firma zakupowa wysyła do firmy sprzedającej, która wskazuje produkty, ilości i cenę. Jest to umowa i oferta prawna kupowania produktów i/lub usług. Śledzenie zamówień zakupu jest ważne dla kontroli wewnętrznej firmy.
Formularz zamówienia powinien wyświetlić wymagany datę zamówienia i datę zamówieniaOD i nazwa i adres dostawcy. Musi również zawierać zamówiony produkt, koszt każdego przedmiotu i całkowitą cenę. Należy również uwzględnić podatek od sprzedaży, jeśli dotyczy. Elektroniczne generowanie formularzy zamówień zakupowych w niektórych firmach może być również powiązane z zapasami w celu utrzymania równowagi produktu pod ręką.
Najpierw firma musi wiedzieć, co zostało zamówione. Brak tych informacji może spowodować, że firma skończy się zbyt mało zapasów i nie będzie w stanie zaspokoić popytu swoich klientów lub zbyt dużej ilości zapasów, co marnuje przestrzeń i zmniejsza przepływy pieniężne. Dobry system śledzenia zamówień zakupu pozwoli firmie natychmiast przeglądać to, co zostało zamówione i śledzić status zamówień.
Firma, która korzysta z systemu śledzenia zamówień zakupu, zmniejsza również możliwość oszustwa pracowników. Na przykład ważne jest, aby mieć wstępnie przypisany numer do każdego zamówienia. To jestmożliwość zamawiania towarów pracownika od dostawcy i korzystania z produktów na świadczenie osobiste.
Często firma użyje zautomatyzowanego systemu do tworzenia i śledzenia zamówień zakupu. W ten sposób firma może utrzymać katalog produktów, który może być sortowany przez dostawcę, produkt i cenę. Ponadto system wyprodukuje bazę danych do przechowywania listy zapasów i stale aktualizowania tej listy. Dostępne jest oprogramowanie, które utworzy formularz zamówienia, śledzi zaległe i zakończone zamówienia zakupowe, a nawet przeanalizuj trendy zakupowe, aby pomóc w negocjacjach cenowych z dostawcami.
System śledzenia zamówień zakupu scentralizuje zakupy, co pozwala uniknąć powielania. System elektroniczny zapewni również bazę danych dostawców i zezwoli na e-mail z zamówieniami zakupu w celu wyeliminowania nadmiernych dokumentów. Zarządzanie zamówieniem pozwala firmie kontrolować swoje zakupy i ograniczyć możliwość kradzieży.