Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące śledzenia zamówień zakupu?
Trudno byłoby utrzymać kontrolę nad zapasami oraz kosztami produktu bez dobrego systemu śledzenia zamówień. Zamówienia mogą być wysyłane pocztą, faksem, pocztą elektroniczną lub po prostu wzywane do dostawcy. Istnieją elektroniczne zamówienia zakupu, zwykle między przedsiębiorstwami, a także formularz jednorazowego użytku, taki jak używany w sklepach detalicznych. Niektóre firmy korzystają z zamówienia zakupu zbiorczego, aby śledzić zakupy dokonane dla niektórych kategorii produktów. System śledzenia zamówień zakupu, niezależnie od jego formatu, powinien być tak zaprojektowany, aby zapewnić firmie jak najwięcej informacji, aby podejmować dobre decyzje zakupowe.
Zamówienie zakupu to dokument handlowy, który firma kupująca wysyła do firmy sprzedającej, wskazujący produkty, ilości i cenę. Jest to umowa i oferta prawna zakupu produktów i / lub usług. Śledzenie zamówień zakupu jest ważne dla wewnętrznej kontroli firmy.
Formularz zamówienia zakupu powinien zawierać wymaganą datę i datę zamówienia, metodę wysyłki oraz nazwę i adres dostawcy. Musi także zawierać zamówiony produkt, koszt każdego produktu i całkowitą cenę. W stosownych przypadkach należy również uwzględnić podatek od sprzedaży. Elektroniczne generowanie formularzy zamówień zakupu w niektórych firmach może być również powiązane z zapasami w celu utrzymania równowagi produktu.
Najpierw firma musi wiedzieć, co zostało zamówione. Brak tych informacji może spowodować, że firma skończy się zbyt małą ilością zapasów i nie będzie w stanie zaspokoić popytu swoich klientów lub zbyt dużej ilości zapasów, co marnuje miejsce i zmniejsza przepływy pieniężne. Dobry system śledzenia zamówień pozwala firmie natychmiast zobaczyć, co zostało zamówione, i śledzić status zamówień.
Firma, która korzysta z systemu śledzenia zamówień zakupu, również ogranicza możliwość oszustw pracowniczych. Na przykład ważne jest, aby mieć wstępnie przypisany numer do każdego zamówienia. Zapobiega to możliwości zamówienia przez pracownika towaru od dostawcy i wykorzystania produktów do osobistych korzyści.
Często firma korzysta ze zautomatyzowanego systemu do tworzenia i śledzenia zamówień zakupu. W ten sposób firma może utrzymywać katalog produktów, który można sortować według dostawcy, produktu i ceny. Ponadto system utworzy bazę danych do przechowywania listy zapasów i będzie ją stale aktualizować. Dostępne jest oprogramowanie, które utworzy formularz zamówienia, śledzi zaległe i zrealizowane zamówienia, a nawet analizuje trendy zakupowe, aby pomóc w negocjacjach cenowych z dostawcami.
System śledzenia zamówień zakupu centralizuje zakupy, co pozwala uniknąć powielania. System elektroniczny zapewni również bazę danych dostawców i umożliwi wysyłanie wiadomości e-mail z zamówieniami zakupu w celu wyeliminowania zbędnych formalności. Zarządzanie zamówieniami pozwala firmie kontrolować zakupy i ograniczać możliwość kradzieży.