Vad är de bästa tipsna för spårning av beställningar?
Det skulle vara svårt att upprätthålla kontrollen över såväl lager som produktkostnader utan ett bra spårningssystem för inköpsorder. Inköpsorder kan skickas, faxas, e-postas eller helt enkelt ringas in till leverantören. Det finns elektroniska inköpsorder, vanligtvis mellan företag, såväl som engångsformuläret, som de som används i butiker. Vissa företag använder en filtköpsorder för att spåra inköp gjorda för vissa kategorier av produkter. Ett spårningssystem för inköpsorder, oavsett format, bör utformas för att ge ett företag mest information för att fatta bra köpbeslut.
En inköpsorder är ett kommersiellt dokument som ett inköpsföretag skickar till ett säljande företag som anger produkterna, kvantiteterna och priset. Det är ett avtal och ett lagligt erbjudande om att köpa produkter och / eller tjänster. Inköpsspårning är viktig för den interna kontrollen av ett företag.
Beställningsformuläret ska visa beställningsdatum och datum som krävs, leveransmetoden och leverantörens namn och adress. Den måste också innehålla den beställda produkten, kostnaden för varje artikel och det totala priset. Försäljningsskatt bör också inkluderas om tillämpligt. Elektronisk produktion av beställningsformulär i vissa företag kan också knytas till varulager för att upprätthålla en balanserad produkt till hands.
Först måste företaget veta vad som har beställts. Brist på denna information kan leda till att företaget hamnar med för lite lager och inte kan möta kundernas efterfrågan eller för mycket lager, vilket slösar utrymme och minskar kassaflödet. Ett bra spårningssystem för inköpsorder gör att ett företag direkt kan se vad som har beställts och spåra statusen för ordern.
Ett företag som använder ett spårningssystem för inköpsorder minskar också möjligheten till anställdas bedrägeri. Till exempel är det viktigt att ha ett förutbestämt nummer till varje inköpsorder. Detta beräknar möjligheten att en anställd beställer varor från en leverantör och använder produkterna för personlig fördel.
Ofta kommer ett företag att använda ett automatiserat system för att skapa och spåra inköpsorder. På detta sätt kan företaget ha en produktkatalog som kan sorteras efter säljare, produkt och pris. Dessutom kommer systemet att producera en databas för att lagra en förteckning över inventeringar och ständigt uppdatera den listan. Det finns programvara som skapar beställningsformuläret, håller reda på utestående och slutförda inköpsorder och till och med analyserar inköpstrender för att hjälpa till med prisförhandlingar med leverantörer.
Ett spårningssystem för inköpsorder centraliserar inköp, vilket undviker dubblering. Ett elektroniskt system kommer också att tillhandahålla en leverantörsdatabas och göra det möjligt att skicka inköpsorder för att eliminera överskott av pappersarbete. Köporderhantering gör det möjligt för företaget att kontrollera sina inköp och begränsa möjligheten till stöld.