¿Cuáles son los mejores consejos para el seguimiento de órdenes de trabajo?
Cada negocio que recibe pedidos de clientes necesita tener un sistema de seguimiento de órdenes de trabajo. La implementación de este tipo de sistema ayuda a garantizar que el trabajo se complete y que nada se quede atrás. Los mejores consejos para el seguimiento de la orden de trabajo es mapear todo el proceso de la orden de trabajo de principio a fin, establecer sistemas para manejar cada uno de los pasos del proceso y asignar a los individuos la responsabilidad de cada paso del proceso de seguimiento de la orden de trabajo. y sistema. Finalmente, la empresa necesita elegir si un sistema manual de seguimiento de órdenes de trabajo o un programa de software es una mejor opción.
Para utilizar un sistema de seguimiento de órdenes de trabajo, el propietario de la empresa y los empleados deben dedicar tiempo a mapear cada paso del proceso. Por ejemplo, si una empresa de instalación de ventanas recibe una llamada telefónica de un cliente para programar una cita estimada y luego la recepcionista lo asigna a uno de los representantes en el sistema de calendario, estos son los dos primeros pasos en el sistema de seguimiento de pedidos. Cada paso, sin importar cuán pequeño sea, se debe esbozar como parte del sistema de seguimiento de órdenes de trabajo.
Una vez que se conoce cada uno de los pasos, se puede decidir cómo se debe manejar cada paso. Algunas empresas eligen un sistema de software que se vincula con su sitio web para que los clientes puedan programar sus propias citas. El sistema asigna automáticamente la orden de trabajo al representante. Cuando el representante sale para completar el trabajo, él o ella usa un dispositivo portátil para iniciar sesión en el progreso del trabajo y el servidor de la empresa se actualiza de que el trabajo está completo y la factura se genera y se envía por correo al cliente.
Ya sea que el sistema sea automático o manual, las personas deben ser asignadas para ser responsables de cada paso del proceso de la orden de trabajo. Incluso un sistema que está completamente automatizado tiene problemas y se cometen errores. Debe asignarse a alguien para verificar periódicamente el progreso del sistema, ya sea diariamente, semanalmente, una vez al mes o trimestralmente.
Los sistemas de órdenes de trabajo también deben evaluarse continuamente para encontrar formas de ajustarlo para que sea más rápido y más efectivo. Después de una evaluación, se puede determinar que se puede eliminar un paso o que se debe agregar un paso al sistema de seguimiento de órdenes de trabajo para mejorarlo y hacerlo lo mejor posible.