¿Cuáles son los mejores consejos para el seguimiento de pedidos de trabajo?
Cada negocio que toma pedidos de los clientes debe tener un sistema de seguimiento de pedidos de trabajo. La implementación de este tipo de sistema ayuda a garantizar que el trabajo se complete y que nada caiga a través de las grietas. Los mejores consejos para el seguimiento del pedido de trabajo son mapear todo el proceso de orden de trabajo de principio a fin, colocar los sistemas para manejar cada uno de los pasos del proceso y asignar a las personas la responsabilidad de cada paso del proceso y el sistema de seguimiento de pedidos de trabajo. Finalmente, la empresa debe elegir si un sistema de seguimiento de pedidos de trabajo manuales o un programa de software es una mejor opción.
Para utilizar un sistema de seguimiento de pedidos de trabajo, el propietario de la empresa y los empleados deben pasar tiempo asignando cada paso del proceso. Por ejemplo, si una compañía de instalación de ventanas recibe una llamada telefónica de un cliente para programar una cita estimada y luego la recepcionista asigna esto a uno de los representantes del sistema calendario, entonces estos son los dos primerosPasos en el sistema de seguimiento de pedidos. Cada paso, no importa cuán pequeño, debe ser esbozado como parte del sistema de seguimiento de orden de trabajo.
Una vez que se conoce cada uno de los pasos, se puede decidir cómo se debe manejar cada paso. Algunas empresas eligen un sistema de software que vincule con su sitio web para que los clientes puedan programar sus propias citas. El sistema asigna automáticamente el orden de trabajo al representante. Cuando el representante sale para completar el trabajo, él o ella usa un dispositivo portátil para iniciar sesión en el progreso del trabajo y se actualiza el servidor de la empresa de que el trabajo está completo y la factura se genera y se envía por correo al cliente.
.Si el sistema está automatizado o manual, las personas deben ser asignadas para ser responsables de cada paso del proceso de orden de trabajo. Incluso un sistema que está completamente automatizado tiene problemas y se cometen errores. Alguien debería ser asignadoD para verificar periódicamente el progreso del sistema, ya sea diario, semanalmente, una vez al mes o trimestral.
Los sistemas de orden de trabajo también deben evaluarse continuamente para formas de ajustarlo para que sea más rápido y efectivo. Después de una evaluación, se puede determinar que se puede eliminar un paso o que se debe agregar un paso al sistema de seguimiento de pedidos de trabajo para mejorarlo y hacer que sea lo mejor que pueda ser.