Vad är de bästa tipsna för spårning av arbetsorder?

Varje företag som tar order från kunder måste ha ett arbetsspårningssystem. Implementering av denna typ av system hjälper till att säkerställa att arbetet är slutfört och att ingenting faller genom sprickorna. De bästa tipsna för spårning av arbetsordningar är att kartlägga hela arbetsorderprocessen från början till slut, sätta system på plats för att hantera varje steg i processen och att tilldela individer ansvaret för varje steg i arbetsordningens spårningsprocess och system. Slutligen måste företaget välja om ett manuellt spårningssystem för arbetsordningar eller ett program är ett bättre alternativ.

För att kunna använda ett arbetsspårningssystem måste ägaren till företaget och de anställda spendera tid på att kartlägga varje steg i processen. Om till exempel ett fönsterinstallationsföretag tar emot ett telefonsamtal från en klient för att schemalägga en uppskattningstidpunkt och sedan tilldelar receptionisten detta till en av företrädarna i kalendersystemet, är dessa de två första stegen i orderspårningssystemet. Varje steg, oavsett hur litet, ska skissas ut som en del av arbetsordningens spårningssystem.

När varje steg är känt kan det bestämmas hur varje steg ska hanteras. Vissa företag väljer ett mjukvarusystem som länkar till sin webbplats så att kunderna kan schemalägga sina egna möten. Systemet tilldelar automatiskt arbetsordern till representanten. När representanten går ut för att slutföra jobbet använder han eller hon en handhållen enhet för att logga in arbetets framsteg och servern för företaget uppdateras att arbetet är slutfört och fakturan genereras och skickas till klienten.

Oavsett om systemet är automatiserat eller manuellt måste individer tilldelas ansvaret för varje steg i arbetsorderprocessen. Till och med ett system som är helt automatiserat har problem och misstag görs. Någon bör tilldelas att regelbundet kontrollera systemets framsteg - vare sig det dagligen, varje vecka, en gång i månaden eller kvartalsvis.

Arbetsordningssystem bör också kontinuerligt utvärderas för sätt att justera det för att göra det snabbare och mer effektivt. Efter en utvärdering kan det fastställas att ett steg kan elimineras eller att ett steg måste läggas till i arbetsordningens spårningssystem för att förbättra det och göra det bästa det kan vara.