Jaké jsou nejlepší tipy pro sledování pracovních objednávek?

Každá firma, která přijímá objednávky od zákazníků, musí mít systém sledování pracovních objednávek. Implementace tohoto typu systému pomáhá zajistit, aby práce byla dokončena a aby nic nepropadlo trhlinami. Nejlepší tipy pro sledování pracovního řádu je zmapovat celý proces pracovního řádu od začátku do konce, zavést systémy pro zvládnutí každého z kroků v procesu a přiřadit jednotlivcům odpovědnost za každý krok procesu sledování pracovního příkazu. a systém. Nakonec si musí firma vybrat, zda je lepší volbou manuální systém sledování pracovních objednávek nebo softwarový program.

Aby bylo možné používat systém sledování pracovních objednávek, musí vlastník podniku a zaměstnanci strávit čas mapováním každého kroku procesu. Pokud například společnost zabývající se instalací oken přijme telefonický hovor od klienta, aby naplánovala plánovanou schůzku, a recepční to přiřadí jednomu ze zástupců v kalendářním systému, jedná se o první dva kroky v systému sledování objednávek. Každý krok, bez ohledu na to, jak malý, by měl být načrtnut jako součást systému sledování pracovních objednávek.

Jakmile je každý z kroků znám, lze rozhodnout, jak by se měl každý krok zpracovat. Některé firmy si vybírají softwarový systém, který propojí s jeho webovými stránkami, aby si zákazníci mohli naplánovat vlastní schůzky. Systém automaticky přiřadí pracovní příkaz zástupci. Když zástupce vyjde dokončit úlohu, použije k ručnímu postupu práce ruční zařízení a server firmy je aktualizován, že práce je dokončena a faktura je vygenerována a zaslána klientovi.

Ať už je systém automatizovaný nebo manuální, musí být jednotlivci přiřazeni k odpovědnosti za každý krok procesu objednávky práce. Dokonce i systém, který je zcela automatizovaný, má problémy a dochází k chybám. Někdo by měl být zařazen do pravidelné kontroly průběhu systému - ať už je to denně, týdně, jednou měsíčně nebo čtvrtletně.

Systémy pracovních příkazů by měly být také průběžně vyhodnocovány z hlediska způsobů, jak je vylepšit, aby byly rychlejší a efektivnější. Po vyhodnocení může být stanoveno, že krok může být odstraněn nebo že je třeba přidat krok do systému sledování pracovních objednávek, aby se zlepšil a učinil z něj nejlepší, co může být.