Jaké jsou nejlepší tipy pro sledování objednávek?
Každá firma, která přijímá objednávky od zákazníků, musí mít systém sledování pracovních objednávek. Implementace tohoto typu systému pomáhá zajistit, aby práce byla dokončena a aby trhliny nic nepropadlo. Nejlepší tipy pro sledování pracovních objednávek je zmapování celého procesu pracovního pořadí od začátku do konce, zavedení systémů, které zvládají každý z kroků v procesu a přiřadí jednotlivcům odpovědnost za každý krok procesu a systému sledování pracovních objednávek. A konečně, firma si musí vybrat, zda je lepší možností sledování manuálních pracovních objednávek nebo softwarového programu. Například, pokud společnost pro instalaci okna obdrží telefonní hovor od klienta k naplánování odhadového jmenování a poté to recepční přiřadí jednomu ze zástupců v kalendářním systému, pak jsou to první dvakroky v systému sledování objednávek. Každý krok, bez ohledu na to, jak malý, by měl být načrtnut jako součást sledovacího systému pracovních objednávek.
Jakmile je každý z kroků znám, lze rozhodnout, jak by se měl každý krok zpracovávat. Některé podniky vybírají softwarový systém, který se propojuje s jeho webovými stránkami, aby si zákazníci mohli naplánovat vlastní schůzky. Systém automaticky přiřadí zástupci pracovní objednávku. Když zástupce půjde na dokončení úlohy, použije k přihlášení k pokroku v práci ruční zařízení a server podniku se aktualizuje, že práce je dokončena a faktura je generována a zaslána klientovi.
Ať už je systém automatizovaný nebo manuální, musí být jednotlivci přiřazeni, aby byli odpovědní za každý krok procesu pracovního pořadí. Dokonce i systém, který je zcela automatizovaný, má problémy a dochází k chybám. Někdo by měl být přiřazend do pravidelné kontroly postupu systému - ať už denně, týdně, jednou za měsíc nebo čtvrtletně.
Systémy pracovního pořadí by měly být také nepřetržitě hodnoceny na způsoby, jak je vylepšit, aby byly rychlejší a efektivnější. Po vyhodnocení lze zjistit, že může být eliminován krok nebo že do systému sledování pracovního pořadí je třeba přidat krok, aby se zlepšilo a aby bylo to nejlepší, jak to může být.