Wat zijn de beste tips voor het volgen van werkorders?

Elk bedrijf dat bestellingen van klanten aanneemt, moet een systeem voor het volgen van werkorders hebben. Het implementeren van dit type systeem helpt ervoor te zorgen dat het werk is voltooid en dat er niets door de kieren valt. De beste tips voor het volgen van werkorders zijn om het hele werkorderproces van begin tot eind in kaart te brengen, systemen in te stellen om elk van de stappen in het proces af te handelen en individuen de verantwoordelijkheid voor elke stap van het werkordertrackingproces toe te wijzen en systeem. Ten slotte moet het bedrijf kiezen of een handmatig systeem voor het volgen van werkorders of een softwareprogramma een betere optie is.

Om een ​​werkordervolgsysteem te gebruiken, moeten de eigenaar van het bedrijf en de werknemers tijd besteden aan het in kaart brengen van elke stap in het proces. Als een raaminstallatiebedrijf bijvoorbeeld een telefoontje van een klant ontvangt om een ​​geschatte afspraak te plannen en de receptionist dit vervolgens toewijst aan een van de vertegenwoordigers in het agendasysteem, zijn dit de eerste twee stappen in het ordervolgsysteem. Elke stap, hoe klein ook, moet worden geschetst als onderdeel van het werkordervolgsysteem.

Zodra elk van de stappen bekend is, kan worden besloten hoe elke stap moet worden afgehandeld. Sommige bedrijven kiezen voor een softwaresysteem dat is gekoppeld aan de website, zodat klanten hun eigen afspraken kunnen plannen. Het systeem wijst de werkorder automatisch toe aan de vertegenwoordiger. Wanneer de vertegenwoordiger naar buiten gaat om de taak te voltooien, gebruikt hij of zij een handheld-apparaat om in te loggen in de voortgang van het werk en de server van het bedrijf wordt bijgewerkt dat het werk is voltooid en de factuur wordt gegenereerd en naar de client gestuurd.

Of het systeem nu automatisch of handmatig is, er moeten personen worden toegewezen die verantwoordelijk zijn voor elke stap van het werkorderproces. Zelfs een volledig geautomatiseerd systeem heeft problemen en fouten worden gemaakt. Er moet iemand worden toegewezen om periodiek de voortgang van het systeem te controleren - of dat nu dagelijks, wekelijks, eenmaal per maand of driemaandelijks is.

Werkordersystemen moeten ook continu worden geëvalueerd op manieren om het te tweaken om het sneller en effectiever te maken. Na een evaluatie kan worden bepaald dat een stap kan worden geëlimineerd of dat een stap moet worden toegevoegd aan het werkordervolgsysteem om deze te verbeteren en zo goed mogelijk te maken.