Quels sont les meilleurs conseils pour le suivi des bons de travail?
Chaque entreprise qui prend les commandes des clients doit avoir un système de suivi des bons de travail. La mise en œuvre de ce type de système permet de s'assurer que le travail est terminé et que rien ne passe par les mailles du filet. Les meilleurs conseils pour le suivi des bons de travail consiste à tracer l'ensemble du processus de bon de travail du début à la fin, de mettre les systèmes en place pour gérer chacune des étapes du processus et pour attribuer aux individus la responsabilité de chaque étape du processus de suivi et du système de suivi du travail. Enfin, l'entreprise doit choisir si un système de suivi des bons de travail manuelle ou un logiciel est une meilleure option.
Afin d'utiliser un système de suivi des bons de travail, le propriétaire de l'entreprise et les employés doivent passer du temps à cartographier chaque étape du processus. Par exemple, si une entreprise d'installation de fenêtres reçoit un appel téléphonique d'un client pour planifier un rendez-vous d'estimation et que la réceptionniste attribue cela à l'un des représentants du système de calendrier, alors ce sont les deux premiersÉtapes du système de suivi des commandes. Chaque étape, quelle que soit la petite taille, doit être esquissée dans le cadre du système de suivi des bons de travail.
Une fois que chacune des étapes est connue, on peut décider comment chaque étape doit être gérée. Certaines entreprises choisissent un système logiciel qui se connecte avec son site Web afin que les clients puissent planifier leurs propres rendez-vous. Le système attribue automatiquement l'ordre de travail au représentant. Lorsque le représentant sort pour terminer le travail, il ou elle utilise un appareil portable pour se connecter à l'avancement du travail et le serveur de l'entreprise est mis à jour que le travail est terminé et que la facture est générée et envoyée au client.
Que le système soit automatisé ou manuel, les individus doivent être attribués pour être responsables de chaque étape du processus de travail. Même un système complètement automatisé a des problèmes et des erreurs. Quelqu'un devrait être affectéd pour vérifier périodiquement les progrès du système - que ce soit quotidiennement, hebdomadaire, une fois par mois ou trimestriel.
Les systèmes de bons de travail doivent également être évalués en continu pour les moyens de le modifier pour le rendre plus rapide et plus efficace. Après une évaluation, il peut être déterminé qu'une étape peut être éliminée ou qu'une étape doit être ajoutée au système de suivi des bons de travail pour l'améliorer et en faire le meilleur possible.