Quels sont les meilleurs conseils pour le suivi des ordres de travail?
Chaque entreprise qui reçoit les commandes des clients doit disposer d’un système de suivi des commandes. La mise en œuvre de ce type de système permet de garantir que le travail est terminé et que rien ne tombe entre les mailles du filet. Les meilleurs conseils pour le suivi des ordres de travail sont de tracer l'ensemble du processus des ordres de travail du début à la fin, de mettre en place des systèmes pour gérer chacune des étapes du processus et d'assigner à chaque personne la responsabilité de chaque étape du processus de suivi des ordres de travail. et système. Enfin, l’entreprise doit choisir si un système de suivi manuel des ordres de travail ou un logiciel est une meilleure option.
Pour utiliser un système de suivi des ordres de travail, le propriétaire de l'entreprise et les employés doivent perdre du temps à définir chaque étape du processus. Par exemple, si une entreprise d'installation de fenêtres reçoit un appel téléphonique d'un client pour planifier un rendez-vous d'estimation et que la réceptionniste l'assigne ensuite à l'un des représentants du système de calendrier, il s'agit des deux premières étapes du système de suivi des commandes. Chaque étape, aussi petite soit-elle, doit être esquissée dans le cadre du système de suivi des commandes.
Une fois que chacune des étapes est connue, il est possible de décider de la manière dont chaque étape doit être traitée. Certaines entreprises choisissent un logiciel lié à leur site Web afin que les clients puissent planifier leurs propres rendez-vous. Le système affecte automatiquement l'ordre de travail au représentant. Lorsque le représentant termine le travail, il utilise un périphérique de poche pour enregistrer l'avancement des travaux. Le serveur de l'entreprise est informé de l'achèvement des travaux et la facture est générée et envoyée au client.
Que le système soit automatisé ou manuel, des personnes doivent être affectées à la responsabilité de chaque étape du processus de bon de travail. Même un système entièrement automatisé présente des problèmes et des erreurs sont commises. Quelqu'un devrait être chargé de vérifier périodiquement les progrès du système - que ce soit quotidiennement, hebdomadairement, une fois par mois ou tous les trimestres.
Les systèmes d’ordre de travail doivent également être continuellement évalués pour trouver des moyens de le modifier pour le rendre plus rapide et plus efficace. Après une évaluation, il peut être déterminé qu’une étape peut être supprimée ou qu’une étape doit être ajoutée au système de suivi des commandes de travail pour l’améliorer et la rendre la meilleure possible.