Hva er de beste tipsene for sporing av arbeidsordre?

Hver virksomhet som tar bestillinger fra kunder, må ha et arbeidsordresporingssystem. Implementering av denne typen systemer er med på å sikre at arbeidet er fullført og at ingenting faller gjennom sprekkene. De beste tipsene for sporing av arbeidsordrer er å kartlegge hele arbeidsordreprosessen fra begynnelse til slutt, sette systemer på plass for å håndtere hvert av trinnene i prosessen, og å tildele enkeltpersoner ansvaret for hvert trinn i arbeidsordresporingsprosessen og system. Endelig må virksomheten velge om et manuelt sporingssystem for arbeidsordre eller et program er et bedre alternativ.

For å bruke et arbeidsordresporingssystem, må eieren av virksomheten og de ansatte bruke tid på å kartlegge hvert trinn i prosessen. Hvis for eksempel et vinduinstallasjonsfirma mottar en telefon fra en klient for å planlegge en estimatavtale, og deretter tildeler resepsjonisten dette til en av representantene i kalendersystemet, er dette de to første trinnene i ordrensporingssystemet. Hvert trinn, uansett hvor lite, bør skisseres som en del av arbeidsordresporingssystemet.

Når hvert av trinnene er kjent, kan det avgjøres hvordan hvert trinn skal håndteres. Noen virksomheter velger et programvaresystem som lenker til nettstedet, slik at kundene kan planlegge sine egne avtaler. Systemet tildeler arbeidsordren automatisk til representanten. Når representanten går ut for å fullføre jobben, bruker han eller hun en håndholdt enhet for å logge på fremdriften for arbeidet og serveren til virksomheten oppdateres om at arbeidet er fullført og fakturaen genereres og sendes til klienten.

Enten systemet er automatisert eller manuelt, må enkeltpersoner tildeles ansvar for hvert trinn i arbeidsordreprosessen. Selv et system som er fullstendig automatisert, har problemer og det blir gjort feil. Noen bør få i oppdrag å periodisk kontrollere fremdriften i systemet - det være seg daglig, ukentlig, en gang i måneden eller kvartalsvis.

Arbeidsordresystemer bør også kontinuerlig evalueres for måter å finjustere det for å gjøre det raskere og mer effektivt. Etter en evaluering kan det bestemmes at et trinn kan elimineres eller at et trinn må legges til arbeidsordresporingssystemet for å forbedre det og gjøre det best mulig.