Quali sono i migliori consigli per il monitoraggio degli ordini di lavoro?

Ogni azienda che riceve ordini dai clienti deve disporre di un sistema di tracciamento degli ordini di lavoro. L'implementazione di questo tipo di sistema aiuta a garantire che il lavoro sia completato e che non vi siano cadute. I migliori suggerimenti per il tracciamento degli ordini di lavoro sono mappare l'intero processo degli ordini di lavoro dall'inizio alla fine, mettere in atto i sistemi per gestire ciascuna delle fasi del processo e assegnare alle persone la responsabilità di ciascuna fase del processo di tracciabilità degli ordini di lavoro e sistema. Infine, l'azienda deve scegliere se un sistema di tracciamento manuale degli ordini di lavoro o un programma software è un'opzione migliore.

Per utilizzare un sistema di tracciamento degli ordini di lavoro, il proprietario dell'azienda e i dipendenti devono dedicare del tempo alla mappatura di ogni fase del processo. Ad esempio, se una società di installazione di finestre riceve una telefonata da un client per pianificare un appuntamento preventivo e quindi l'addetto alla reception lo assegna a uno dei rappresentanti nel sistema di calendario, questi sono i primi due passaggi nel sistema di tracciamento dell'ordine. Ogni passaggio, non importa quanto piccolo, dovrebbe essere delineato come parte del sistema di tracciamento degli ordini di lavoro.

Una volta che ciascuna delle fasi è nota, è possibile decidere come gestire ciascuna fase. Alcune aziende scelgono un sistema software che si collega al proprio sito Web in modo che i clienti possano pianificare i propri appuntamenti. Il sistema assegna automaticamente l'ordine di lavoro al rappresentante. Quando il rappresentante esce per completare il lavoro, usa un dispositivo portatile per accedere all'avanzamento del lavoro e il server dell'azienda viene aggiornato al completamento del lavoro e la fattura viene generata e inviata al cliente.

Indipendentemente dal fatto che il sistema sia automatizzato o manuale, è necessario assegnare le persone come responsabili di ogni fase del processo dell'ordine di lavoro. Anche un sistema completamente automatizzato presenta problemi e vengono commessi errori. A qualcuno dovrebbe essere assegnato il compito di controllare periodicamente lo stato di avanzamento del sistema, sia esso giornaliero, settimanale, una volta al mese o trimestrale.

I sistemi di ordine di lavoro dovrebbero inoltre essere continuamente valutati per modi per modificarlo per renderlo più veloce ed efficace. Dopo una valutazione, è possibile determinare che un passaggio può essere eliminato o che è necessario aggiungere un passaggio al sistema di tracciamento degli ordini di lavoro per migliorarlo e renderlo il migliore possibile.