¿Qué es un back office?
El back office es un término colectivo que se refiere a la parte de una operación comercial que se enfoca en manejar las tareas necesarias para mantener una empresa en funcionamiento. Esta designación proviene de la tradición de albergar estas funciones en la parte trasera de una instalación comercial, lejos del público en general. Un acuerdo de este tipo fue una vez muy común con todo tipo de negocios, y aún es válido para el diseño de muchos tipos diferentes de operaciones comerciales, como tiendas minoristas y otros sitios donde los clientes pueden visitar las instalaciones.
El arreglo tradicional para un lugar de negocios requería tres áreas distintas en la arquitectura de operaciones generales. Primero, la oficina principal proporcionó un área donde los clientes podían interactuar con el personal de ventas y otros. La oficina intermedia era a menudo el lugar de las funciones administrativas y administrativas, así como el área donde los oficiales de la compañía tienen espacio de oficina. Un back office albergaba funciones que ayudan a mantener las otras dos secciones en perfecto estado de funcionamiento, lo que lo convierte esencialmente en el corazón del proceso comercial.
Hoy en día, es probable que una oficina administrativa incluya espacio para el desempeño de tres departamentos clave en la estructura general de la empresa. El departamento de contabilidad forma parte de este grupo y es responsable de registrar con precisión las transacciones financieras que tienen lugar como operación continua del negocio. Entre las muchas funciones que maneja este departamento, el personal que trabaja en esta área se encargará de cuestiones tales como asegurarse de que las nóminas se preparen de manera oportuna, los pagos a los proveedores se realicen regularmente y que los pagos recibidos de los clientes se contabilicen con precisión en cada uno de ellos. cuenta del cliente
El departamento de recursos humanos de la empresa también forma parte de la estructura administrativa. Esta área es responsable de trabajar con los gerentes para asegurar a los empleados para puestos vacantes, desarrollar y supervisar la relación entre la empresa y cada empleado, crear procedimientos de contratación, disciplinarios y de terminación, e intervenir cuando haya un problema entre dos empleados de la empresa. . Los esfuerzos del departamento de recursos humanos tienen un impacto directo tanto en la oficina central y principal como en el personal que atiende esas áreas.
Una adición más reciente a la oficina administrativa es el departamento de tecnología de la información. Esta área a menudo es responsable de cualquier tipo de red electrónica que opera dentro de la empresa, así como de administrar las funciones de telecomunicaciones para el negocio. Un departamento de TI también suele participar en la selección e instalación de varios tipos de equipos de comunicación, incluidas computadoras, sistemas telefónicos y otros equipos relacionados con el proceso de comunicaciones.
La designación de una oficina administrativa no significa que las funciones administradas en esta área sean de poca importancia para el bienestar de la empresa. De hecho, las funciones de back office hacen posible que los componentes restantes del negocio funcionen correctamente. Por esta razón, muchas empresas consideran que el back office es realmente la base operativa de la empresa y hacen todo lo posible para asegurarse de que funcione con la máxima eficiencia.