Qu'est-ce qu'un back office?
Le back-office est un terme collectif qui désigne la partie d'une activité commerciale qui se concentre sur le traitement des tâches nécessaires au fonctionnement d'une entreprise. Cette désignation découle de la tradition consistant à loger ces fonctions à l’arrière d’un établissement, loin du grand public. Un arrangement de ce type était autrefois très courant dans tous les types d’entreprises et reste valable pour la disposition de nombreux types d’activités commerciales, tels que les magasins de vente au détail et les autres sites où les clients sont susceptibles de visiter les installations.
L’organisation traditionnelle d’un lieu d’affaires prévoyait trois domaines distincts dans l’architecture générale des opérations. Premièrement, le front office offrait un espace où les clients pouvaient interagir avec le personnel de vente et d’autres. Le middle office était souvent le lieu de travail de bureau et administratif, ainsi que du lieu où les agents de la société disposent de bureaux. Un back office hébergeait des fonctions permettant de maintenir les deux autres sections en parfait état de fonctionnement, ce qui en faisait essentiellement le cœur du processus métier.
Aujourd'hui, un back-office devrait inclure de l'espace pour la performance de trois départements clés dans la structure globale de l'entreprise. Le service de la comptabilité fait partie de ce groupe et est chargé de consigner avec précision les transactions financières effectuées dans le cadre de l'exploitation courante de l'entreprise. Parmi les nombreuses fonctions gérées par ce département, le personnel travaillant dans ce domaine se chargera notamment de s'assurer que les paies sont bien préparées à temps, que les paiements aux fournisseurs sont effectués régulièrement et que les paiements reçus des clients sont correctement imputés à chacun. compte du client.
Le service des ressources humaines de la société fait également partie de la structure de back-office. Ce domaine est chargé de travailler avec les gestionnaires pour sécuriser les employés pour les postes vacants, développer et superviser la relation entre l'entreprise et chaque employé, créer des procédures d'embauche, de discipline et de licenciement, et intervenir en cas de problème entre deux employés de l'entreprise. . Les efforts du département des ressources humaines ont un impact direct sur le middle et le front office, ainsi que sur le personnel qui y travaille.
Le département des technologies de l'information est un ajout plus récent au back-office. Ce secteur est souvent responsable de tout type de réseau électronique fonctionnant dans l'entreprise, ainsi que de la gestion des fonctions de télécommunication pour l'entreprise. Un service informatique participe également souvent à la sélection et à l'installation de divers types d'équipements de communication, y compris des ordinateurs, des systèmes téléphoniques et d'autres équipements liés au processus de communication.
La désignation d’un back-office ne signifie pas que les fonctions gérées dans ce domaine n’ont que peu d’importance pour le bien-être de la société. En fait, les fonctions de back office permettent aux autres composants de l’entreprise de fonctionner correctement. Pour cette raison, de nombreuses entreprises considèrent le back-office comme la base opérationnelle de l'entreprise et s'efforcent de garantir une efficacité maximale.