Hva er et back office?

Back office er et samlebegrep som refererer til den delen av en forretningsdrift som er fokusert på å håndtere oppgavene som er nødvendige for å holde et selskap i funksjon. Denne betegnelsen kommer fra tradisjonen med å huse disse funksjonene bak på et forretningsanlegg, borte fra allmennheten. En ordning av denne typen var en gang veldig vanlig med alle typer virksomheter, og gjelder fortsatt for utformingen av mange forskjellige typer forretningsdrift, som for eksempel butikker og andre nettsteder der kunder sannsynligvis vil besøke fasilitetene.

Den tradisjonelle ordningen for et forretningssted etterlyste tre forskjellige områder i den generelle driftsarkitekturen. For det første ga frontkontoret et område der kundene kunne samhandle med salgspersonell og andre. Midtkontoret var ofte stedet for geistlige og administrative funksjoner, så vel som området hvor firmaansvarlige har kontorlokaler. Et back office har funksjoner som hjelper til med å holde de to andre seksjonene i perfekt fungerende stand, noe som gjør det til essensen for forretningsprosessen.

I dag vil et back office sannsynligvis inneholde plass til ytelsen til tre viktige avdelinger i den samlede selskapstrukturen. Regnskapsavdelingen er en del av denne gruppen, og er ansvarlig for nøyaktig registrering av økonomiske transaksjoner som finner sted som den pågående driften av virksomheten. Blant de mange funksjonene som håndteres av denne avdelingen, vil personell som jobber i dette området, håndtere slike problemer som å sørge for at lønnsoppgavene blir utarbeidet på rett tid, betalinger til leverandører utføres regelmessig, og at betalinger mottatt fra kunder blir nøyaktig lagt ut til hver kundens konto.

Personalavdelingen i selskapet er også en del av back office-strukturen. Dette området er ansvarlig for å samarbeide med ledere for å sikre ansatte for åpne stillinger, utvikle og føre tilsyn med forholdet mellom selskapet og hver enkelt ansatt, lage ansettelses-, disiplinær- og oppsigelsesprosedyrer, og gripe inn når det er et problem mellom to ansatte i virksomheten. . Arbeidet med personalavdelingen har direkte innvirkning på både midt- og frontkontoret og personalet som bemanner områdene.

Et nyere tillegg til back office er informasjonsteknologiavdelingen. Dette området er ofte ansvarlig for alle typer elektroniske nettverk som opererer i selskapet, samt administrerer telekommunikasjonsfunksjoner for virksomheten. En IT-avdeling er også ofte involvert i valg og installasjon av ulike typer kommunikasjonsutstyr, inkludert datamaskiner, telefonsystemer og annet utstyr relatert til kommunikasjonsprosessen.

Betegnelsen på et back office betyr ikke at funksjonene som administreres på dette området er av liten betydning for selskapets velvære. Faktisk gjør back office-funksjoner det mulig for de gjenværende komponentene i virksomheten å fungere ordentlig. Av denne grunn anser mange bedrifter at back office faktisk er det operasjonelle fundamentet for selskapet, og legger stor vekt på å sikre at det fungerer på maksimal effektivitet.