Che cos'è un back office?
Il back office è un termine collettivo che si riferisce alla parte di un'operazione commerciale che si concentra sulla gestione dei compiti necessari per mantenere il funzionamento di un'azienda. Questa designazione deriva dalla tradizione di ospitare queste funzioni nella parte posteriore di una struttura aziendale, lontano dal grande pubblico. Un accordo di questo tipo era un tempo molto comune con tutti i tipi di attività e rimane valido per la disposizione di molti tipi diversi di operazioni commerciali come negozi al dettaglio e altri siti in cui è probabile che i clienti visitino le strutture.
La disposizione tradizionale per una sede di attività prevedeva tre aree distinte nell'architettura delle operazioni generali. In primo luogo, il front office ha fornito un'area in cui i clienti potevano interagire con il personale di vendita e altri. L'ufficio centrale era spesso sede di funzioni amministrative e amministrative, così come l'area in cui gli ufficiali della società dispongono di spazi per uffici. Un back office ospitava funzioni che aiutano a mantenere le altre due sezioni perfettamente funzionanti, rendendolo essenzialmente il cuore del processo aziendale.
Oggi è probabile che un back office includa spazio per le prestazioni di tre dipartimenti chiave nella struttura aziendale complessiva. Il reparto contabilità fa parte di questo gruppo ed è responsabile della registrazione accurata delle transazioni finanziarie che hanno luogo come operazione in corso dell'attività. Tra le molte funzioni gestite da questo dipartimento, il personale che lavora in quest'area gestirà questioni come la garanzia che i salari siano preparati in modo tempestivo, i pagamenti ai fornitori siano effettuati su base regolare e che i pagamenti ricevuti dai clienti siano accuratamente registrati in ciascuno conto del cliente.
Anche il dipartimento delle risorse umane dell'azienda fa parte della struttura del back office. Quest'area è responsabile della collaborazione con i dirigenti per garantire ai dipendenti posizioni aperte, sviluppare e supervisionare le relazioni tra l'azienda e ciascun dipendente, creare procedure di assunzione, disciplinari e di risoluzione e intervenire in caso di problemi tra due dipendenti dell'azienda . Gli sforzi del dipartimento delle risorse umane hanno un impatto diretto sia sul centro che sul front office e sul personale che assiste queste aree.
Un'aggiunta più recente al back office è il dipartimento di tecnologia dell'informazione. Quest'area è spesso responsabile di qualsiasi tipo di rete elettronica che opera all'interno dell'azienda, nonché della gestione delle funzioni di telecomunicazione per l'azienda. Un dipartimento IT è spesso coinvolto nella selezione e installazione di vari tipi di apparecchiature di comunicazione, inclusi computer, sistemi telefonici e altre apparecchiature relative al processo di comunicazione.
La designazione di un back office non significa che le funzioni gestite in quest'area siano di scarsa importanza per il benessere dell'azienda. In effetti, le funzioni di back office consentono ai componenti rimanenti dell'azienda di funzionare correttamente. Per questo motivo, molte aziende considerano il back office la base operativa dell'azienda e si impegnano a fondo per assicurarsi che funzioni alla massima efficienza.