Vad är ett back office?

Back office är en kollektivbeteckning som hänvisar till den del av en affärsverksamhet som är inriktad på att hantera de uppgifter som krävs för att ett företag ska fungera. Denna benämning kommer från traditionen att bostäder dessa funktioner på baksidan av en affärsanläggning, borta från allmänheten. Ett arrangemang av denna typ var en gång mycket vanligt med alla typer av företag och gäller fortfarande för utformningen av många olika typer av affärsverksamheter, t.ex. butiker och andra platser där kunder troligen kommer att besöka anläggningarna.

Det traditionella arrangemanget för en verksamhetsplats kräver tre distinkta områden i den allmänna verksamhetsarkitekturen. Först gav frontkontoret ett område där kunder kunde interagera med säljpersonal och andra. Mittkontoret var ofta platsen för kontor och administrativa funktioner, liksom området där företagets tjänstemän har kontor. Ett back office har funktioner som hjälper till att hålla de andra två avsnitten i perfekt fungerande skick, vilket gör det till i huvudsak kärnan i affärsprocessen.

Idag kommer ett back office troligen att innehålla utrymme för prestanda för tre viktiga avdelningar i den övergripande företagstrukturen. Bokföringsavdelningen ingår i denna grupp och ansvarar för att noggrant registrera de ekonomiska transaktionerna som sker som den löpande verksamheten. Bland de många funktioner som hanteras av denna avdelning, kommer personal som arbetar inom detta område att hantera sådana frågor som att se till att lönearbeten förbereds i tid, betalningar till leverantörer sker regelbundet och att betalningar som mottas från kunderna bokförs korrekt till varje kundens konto.

Företagets personalavdelning ingår också i back office-strukturen. Det här området ansvarar för att arbeta med chefer för att säkra anställda för öppna positioner, utveckla och övervaka förhållandet mellan företaget och varje anställd, skapa anställnings-, disciplinära och uppsägningsförfaranden och ingripa när det är fråga mellan två anställda i verksamheten. . Personalavdelningens insatser har en direkt inverkan på både mitt- och frontkontoret och den personal som bemannar dessa områden.

Ett nyare tillägg till back office är avdelningen för informationsteknologi. Detta område är ofta ansvarigt för alla typer av elektroniska nätverk som verkar inom företaget, liksom för att hantera telekommunikationsfunktioner för verksamheten. En IT-avdelning är också ofta involverad i urval och installation av olika typer av kommunikationsutrustning, inklusive datorer, telefonsystem och annan utrustning relaterad till kommunikationsprocessen.

Utnämningen av ett back office betyder inte att de funktioner som hanteras inom detta område är av liten betydelse för företagets välbefinnande. I själva verket gör back office-funktioner det möjligt för de återstående komponenterna i verksamheten att fungera korrekt. Av denna anledning anser många företag att kontoret faktiskt är den operativa grunden för företaget och strävar mycket efter att se till att det fungerar med maximal effektivitet.