¿Qué es una evaluación de ofertas?
Antes de adjudicar un contrato, las entidades y empresas gubernamentales invitan a proveedores y socios comerciales a presentar ofertas. El proceso de evaluación de ofertas involucra a tomadores de decisiones de la entidad que planea adjudicar el contrato, quienes revisan los términos y condiciones de la oferta de cada proveedor. Los contratos generalmente se otorgan a la empresa que proporciona el mejor valor general.
El proceso de licitación normalmente comienza cuando un gobierno o entidad comercial coloca anuncios en línea o en periódicos locales con detalles de un proyecto que pretende llevar a cabo. Los gobiernos que planean construir nuevas escuelas, hospitales o carreteras generalmente invitan a las firmas de construcción a presentar ofertas. En otros casos, se puede invitar a las empresas a ofertar por contratos de servicios, como la instalación de líneas telefónicas, redes de comunicaciones o sistemas informáticos. La entidad que invita a las ofertas debe proporcionar a cada contratista pautas claras sobre el monto máximo que está dispuesto a gastar en el proyecto y los tipos precisos de servicios y bienes que espera recibir del licitador exitoso.
Los proveedores presentan ofertas por escrito, pero el proceso de evaluación de ofertas puede comenzar con cada proveedor preparando una presentación verbal para resaltar los puntos clave de la oferta. Un panel de personas generalmente preside el proceso de evaluación de ofertas, y todos los panelistas asisten a la presentación de cada proveedor. Una vez que finaliza la presentación, los miembros del panel tienen la oportunidad de hacer preguntas al presentador sobre los detalles específicos de la oferta.
Las personas involucradas en el proceso de evaluación de ofertas generalmente encargan a alguien que realice un estudio de factibilidad. Esto implica realizar una investigación sobre el costo de cada aspecto de la oferta propuesta para ver si el precio propuesto es razonable y realista. Un gobierno o corporación podría tener problemas financieros si una oferta aprobada supera el presupuesto, por lo que el estudio de factibilidad es una parte importante del proceso de evaluación. Se realizan verificaciones de las credenciales del licitante para garantizar que la empresa en cuestión tenga las licencias necesarias para realizar el trabajo y que las personas involucradas tengan las habilidades y las calificaciones necesarias para completar el proyecto.
Cualquier oferta que no pase el escrutinio es rechazada mientras el panel de tomadores de decisiones revisa los precios de las otras ofertas. Si los términos de la oferta son comparables, los tomadores de decisiones generalmente aceptarán la oferta menos costosa. En algunos casos, la entidad que adjudica la oferta puede entablar negociaciones con los licitantes para obtener concesiones de precios. El proceso de evaluación de ofertas llega a sus conclusiones después de que se hayan completado estas negociaciones. Luego se notifica a los licitantes la decisión final del panel.