¿Qué es una evaluación de oferta?
Antes de otorgar un contrato, las entidades gubernamentales y las empresas invitan a los proveedores y socios comerciales a presentar ofertas. El proceso de evaluación de la oferta involucra a los tomadores de decisiones de la entidad que planea otorgar el contrato que revise los términos y condiciones de la oferta de cada proveedor. Los contratos generalmente se otorgan a la empresa que proporciona el mejor valor general.
El proceso de licitación normalmente comienza cuando una entidad gubernamental o comercial coloca anuncios en línea o en periódicos locales con detalles de un proyecto que tiene la intención de llevar a cabo. Los gobiernos que planean construir nuevas escuelas, hospitales o carreteras generalmente invitan a ofertas de empresas de construcción. En otros casos, las empresas pueden ser invitadas a ofertar por contratos de servicio, como instalar líneas telefónicas, redes de comunicaciones o sistemas informáticos. La entidad que invita a las ofertas debe proporcionar a cada contratista pautas claras sobre la cantidad máxima que está dispuesta a gastar en el proyecto y los tipos precisos de servicios y goods que espera recibir del postor exitoso.
Los proveedores presentan ofertas en forma escrita, pero el proceso de evaluación de ofertas puede comenzar con cada proveedor preparando una presentación verbal para resaltar los puntos clave de la oferta. Un panel de personas generalmente preside el proceso de evaluación de la oferta, y todos los panelistas asisten a la presentación de cada proveedor. Después de que finaliza la presentación, los miembros del panel tienen la oportunidad de hacer preguntas al presentador sobre los detalles específicos de la oferta.
Las personas involucradas en el proceso de evaluación de ofertas generalmente encargan a alguien a realizar un estudio de factibilidad. Esto implica realizar investigaciones sobre el costo de cada aspecto de la oferta propuesta para ver si el precio propuesto es razonable y realista. Un gobierno o corporación podría encontrarse con problemas financieros si una oferta aprobada se extiende por encima del presupuesto, por lo que el estudio de factibilidad es una parte importante de la Eproceso de valoración. Los cheques se realizan sobre las credenciales del postor para garantizar que la empresa en cuestión tenga las licencias necesarias para llevar a cabo el trabajo y que las personas involucradas tengan las habilidades y las calificaciones necesarias para completar el proyecto.
Cualquier oferta que no apruebe el escrutinio sea rechazado, mientras que los precios de las otras ofertas son revisados por el panel de los tomadores de decisiones. Si los términos que se ofrecen son comparables, los tomadores de decisiones generalmente aceptarán la oferta menos costosa. En algunos casos, la entidad que otorga la oferta puede celebrar negociaciones con los licitadores para obtener concesiones de precios. El proceso de evaluación de ofertas llega a sus conclusiones después de que se han completado estas negociaciones. Luego se notifica a los postores de la decisión final del panel.