Was ist eine Gebotsbewertung?
Vor der Auftragsvergabe laden staatliche Stellen und Unternehmen Anbieter und Geschäftspartner zur Abgabe von Angeboten ein. An der Angebotsbewertung sind Entscheidungsträger des Unternehmens beteiligt, das den Auftrag vergeben möchte, und prüfen die Bedingungen des Angebots jedes Anbieters. Aufträge werden in der Regel an das Unternehmen vergeben, das den besten Gesamtwert erzielt.
Das Ausschreibungsverfahren beginnt normalerweise, wenn eine Regierung oder ein Unternehmen Anzeigen online oder in lokalen Zeitungen mit Einzelheiten zu einem Projekt veröffentlicht, das sie durchführen möchten. Regierungen, die planen, neue Schulen, Krankenhäuser oder Straßen zu bauen, fordern normalerweise Angebote von Baufirmen an. In anderen Fällen können Unternehmen aufgefordert werden, Angebote für Serviceverträge abzugeben, z. B. für die Installation von Telefonleitungen, Kommunikationsnetzen oder Computersystemen. Die Einrichtung, die zur Einreichung von Angeboten auffordert, muss jedem Auftragnehmer klare Richtlinien hinsichtlich des Höchstbetrags, den sie für das Projekt bereit ist, und der genauen Art der Dienstleistungen und Waren, die sie vom erfolgreichen Bieter erwartet, geben.
Anbieter reichen Angebote in schriftlicher Form ein. Der Prozess der Angebotsbewertung kann jedoch damit beginnen, dass jeder Anbieter eine mündliche Präsentation vorbereitet, um die wichtigsten Punkte des Angebots hervorzuheben. Über den Bewertungsprozess des Angebots entscheidet in der Regel eine Gruppe von Personen, und alle Diskussionsteilnehmer nehmen an der Präsentation jedes Anbieters teil. Nach Abschluss der Präsentation haben die Panelmitglieder die Möglichkeit, dem Präsentator Fragen zu den spezifischen Details des Angebots zu stellen.
Die an der Angebotsbewertung beteiligten Personen beauftragen in der Regel jemanden mit der Durchführung einer Machbarkeitsstudie. Dies beinhaltet die Untersuchung der Kosten für jeden Aspekt des vorgeschlagenen Angebots, um festzustellen, ob die vorgeschlagene Preisgestaltung angemessen und realistisch ist. Eine Regierung oder ein Unternehmen könnte finanzielle Probleme haben, wenn ein genehmigtes Angebot über das Budget hinausgeht. Die Durchführbarkeitsstudie ist daher ein wichtiger Bestandteil des Bewertungsprozesses. Bei der Prüfung der Anmeldeinformationen des Bieters wird sichergestellt, dass das betreffende Unternehmen über die für die Durchführung der Arbeiten erforderlichen Lizenzen verfügt und dass die beteiligten Personen über die für die Durchführung des Projekts erforderlichen Fähigkeiten und Qualifikationen verfügen.
Angebote, die die Prüfung nicht bestehen, werden abgelehnt, während die Preise der anderen Angebote von der Jury der Entscheidungsträger überprüft werden. Bei vergleichbaren Konditionen akzeptieren die Entscheider in der Regel das günstigste Gebot. In einigen Fällen kann das Unternehmen, das das Angebot vergibt, Verhandlungen mit den Bietern aufnehmen, um Preiszugeständnisse zu erhalten. Der Angebotsbewertungsprozess kommt nach Abschluss dieser Verhandlungen zu seinem Abschluss. Die Bieter werden dann über die endgültige Entscheidung des Panels informiert.