Hva er en budevaluering?

Før tildelingen av kontrakten inviterer offentlige enheter og selskaper leverandører og forretningspartnere til å legge inn bud. Budevalueringsprosessen involverer beslutningstakere fra enheten som planlegger å tildele kontrakten som gjennomgår vilkårene og betingelsene for hver leverandørs bud. Det tildeles typisk kontrakter til firmaet som gir best samlet verdi.

Anbudsprosessen begynner vanligvis når en regjering eller en virksomhet legger ut annonser på nettet eller i lokalaviser med detaljer om et prosjekt som de har til hensikt å gjennomføre. Regjeringer som planlegger å bygge nye skoler, sykehus eller veier inviterer vanligvis bud fra byggefirmaer. I andre tilfeller kan firmaer bli invitert til å by på servicekontrakter, for eksempel installere telefonlinjer, kommunikasjonsnettverk eller datasystemer. Enheten som inviterer budene, må gi hver entreprenør klare retningslinjer for det maksimale beløpet det er villig til å bruke på prosjektet og de presise typer tjenester og varer som det forventer å motta fra den vellykkede budgiveren.

Selgere leverer bud i skriftlig form, men budevalueringsprosessen kan begynne med at hver leverandør utarbeider en muntlig presentasjon for å fremheve viktige punkter i budet. Et panel av personer er generelt styrende for budevalueringsprosessen, og alle paneldeltakerne deltar på hver leverandørs presentasjon. Etter presentasjonen er slutt, har panelmedlemmene muligheten til å stille programleder spørsmål om de spesifikke detaljene i budet.

Personer som er involvert i prosessen med å evaluere bud, gir vanligvis noen til å gjennomføre en mulighetsstudie. Dette innebærer å undersøke kostnadene for hvert aspekt av det foreslåtte budet for å se om foreslått priser er rimelig og realistisk. En regjering eller et selskap kan oppstå økonomiske problemer hvis et godkjent bud går over budsjettet, så mulighetsstudien er en viktig del av evalueringsprosessen. Kontroller av tilbudsgiverens legitimasjon for å sikre at det aktuelle firmaet har de nødvendige lisenser for å utføre arbeidet og at de involverte personene har ferdighetene og kvalifikasjonene som er nødvendige for å fullføre prosjektet.

Eventuelle bud som ikke passerer gransking, blir avvist mens prisene på de andre budene blir vurdert av panelet av beslutningstakere. Hvis vilkårene på tilbudet er sammenlignbare, vil beslutningstakerne vanligvis akseptere det rimeligste budet. I noen tilfeller kan enheten som tildeler budet inngå forhandlinger med budgiverne for å oppnå prisinnrømmelser. Budevalueringsprosessen når sine konklusjoner etter at disse forhandlingene er avsluttet. Tilbudsgiverne blir deretter varslet om panelets endelige beslutning.