Che cos'è una valutazione dell'offerta?
Prima di aggiudicare un contratto, enti governativi e società invitano venditori e partner commerciali a presentare offerte. Il processo di valutazione dell'offerta coinvolge i decisori dell'entità che prevede di aggiudicare il contratto che rivede i termini e le condizioni dell'offerta di ciascun fornitore. I contratti vengono in genere assegnati all'azienda che fornisce il miglior valore complessivo.
Il processo di offerta inizia normalmente quando un governo o un'entità commerciale pubblica annunci online o su giornali locali con i dettagli di un progetto che intende realizzare. I governi che stanno pianificando di costruire nuove scuole, ospedali o strade di solito invitano le offerte delle imprese di costruzione. In altri casi, le aziende possono essere invitate a presentare offerte per contratti di servizio, come l'installazione di linee telefoniche, reti di comunicazione o sistemi informatici. L'entità che invita le offerte deve fornire a ciascun contraente linee guida chiare sull'importo massimo che è disposto a spendere per il progetto e sui tipi precisi di servizi e merci che si aspetta di ricevere dall'offerente selezionato.
I fornitori inviano le offerte in forma scritta, ma il processo di valutazione dell'offerta può iniziare con ogni fornitore che prepara una presentazione verbale per evidenziare i punti chiave dell'offerta. Un gruppo di persone presiede generalmente il processo di valutazione delle offerte e tutti i membri del panel partecipano alla presentazione di ciascun fornitore. Al termine della presentazione, i membri del panel hanno l'opportunità di porre domande al relatore sui dettagli specifici dell'offerta.
Le persone coinvolte nel processo di valutazione delle offerte generalmente commissionano a qualcuno uno studio di fattibilità. Ciò implica condurre ricerche sui costi di ciascun aspetto dell'offerta proposta per vedere se i prezzi proposti sono ragionevoli e realistici. Un governo o una società potrebbe incorrere in problemi finanziari se un'offerta approvata supera il budget, quindi lo studio di fattibilità è una parte importante del processo di valutazione. Vengono effettuati controlli sulle credenziali dell'offerente per garantire che l'impresa in questione disponga delle licenze necessarie per condurre il lavoro e che le persone coinvolte abbiano le competenze e le qualifiche necessarie per completare il progetto.
Tutte le offerte che non superano il controllo vengono respinte mentre i prezzi delle altre offerte vengono esaminati dal panel dei decisori. Se i termini offerti sono comparabili, i responsabili delle decisioni generalmente accettano l'offerta meno costosa. In alcuni casi, l'entità che aggiudica l'offerta può avviare trattative con gli offerenti al fine di ottenere concessioni sui prezzi. Il processo di valutazione delle offerte raggiunge le sue conclusioni dopo che questi negoziati sono stati completati. Gli offerenti vengono quindi informati della decisione finale del panel.